ORGANIZACIÓN DE UN ACTO PROTOCOLARIO

ORGANIZACIÓN DE UN ACTO PROTOCOLARIO 

Un acto es perfecto cuando todo discurre con fluidez, porque todos los elementos que lo integran se unen con otros de una forma natural.

Hay que tener claro que la preparación de los actos es compleja y necesita concentración. La frase protocolaria de Félix A. Villarubias: "Preparación larga, ejecución corta, resume plenamente el sentido de la organización.

En este primer post sobre este apasionante tema, el último de mi temporada de invierno, ya que me toca una quincena de vacaciones de la edición de contenidos en esta red, "trabajandoadeshoras", descansa después de un 1er, semestre en el que ha cabido mucha formación y mucho aprendizaje. Actualizaré mi perfil en estos días para que esteís informad@s de mis nuevas competencias. Vamos allá:

LOS ACTOS Y SU PREPARACIÓN

Se seguirá el siguiente esquema:

• Objetivos. Determinar cuál es la finalidad que se persigue, los principales intereses del anfitrión, el público al que se dirige, etc.
• Calendario. Según el tipo de actos hay que elegir fecha y hora más adecuada para los invitados y los medios de comunicación (si se decide convocarlos).
• Contenido. Elaboración del programa de acuerdo al fín del acto, el número de invitados y las condiciones del lugar en el que se celebre.

• Presupuesto. Estimación del gasto previsto y autorización correspondiente.
• Invitad@s. Determinación de las instituciones, organizaciones, empresas o personas que se considere necesario que asistan al mismo.
• Diseño. Elaboración del material gráfico necesario (invitaciones, trípticos, carteles, menús, tarjetas...)
• Elección del local. Espacio físico donde celebrar las principales actividades previstas
• Ornamentación. Preparación y puesta a punto de los lugares donde se celebrará el acto.
• Medios materiales. Disposición o adquisición de los medios necesarios para la celebración del acto.
• Programa. Aquí se incluye también todo lo relativo al transporte, aparcamiento, itinerarios y lo relativo a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Protección Civil.
• Confirmaciones. Elaboración de la lista definitiva de invitados que han anunciado su presencia.

• Protocolo. Determinación de la presidencia y ordenamiento de los invitados, recibimiento a los mismos, discursos, etc.
• Personal auxiliar. Distribución de las distintas funciones asignadas al personal de protocolo encargado de la organización y atención de invitad@s.
• Ensayo. Una vez cerrado todo, el anfitrión con el personal de protocolo estudiará "in situ" el desarrollo previsto.
• Prensa. Preparación de la documentación necesaria para los medios de comunicación y su atención tanto previa como durante el acto.
• Notas de protocolo. Remisión de la información protocolaria correspondiente a los principales protagonistas del acto, preferentemente a los invitados de honor, autoridades y anfitriones-
• Ejecución. Desarrollo del acto.

Aquí nos quedamos, el siguiente post, tratará de las "Partes del acto protocolario".

Os deseo que paseís unas reparadoras vacaciones, ya sea que opteis por playa , montaña o deportes de riesgo. Nos lo contamos a la vuelta.