EL PLAN DE COMUNICACION INTERNA EN LA EMPRESA (II)
LAS ACCIONES DEL PCI
Procesos de acogida
En caso de recurrir todavía al tradicional, lo habitual es encontrar dos tipos claramente diferenciados: el tablón corporativo donde la Dirección de la organización inserta sus comunicaciones y el tablón donde los Representantes Legales de los trabajadores difunden sus documentos. Se distribuyen en varios puntos de la empresa para conseguir la mejor difusión posible.
Campañas Publicitarias
Las campañas publicitarias tienen el propósito de dar a conocer interna y externamente, las actividades que desarrolla la organización con caracter general o de manera específica. Para su desarrollo se suelen combinar diferentes soportes
como medio de llegar a sus destinatarios principales, como por ejemplo folletos, dipticos, carteles, anuncios en prensa, radio y TV.
Un ejemplo de campaña publicitaria y los folletos que contiene, lo podemos ver enhttp://www.fundaciontripartita.org/pages/default.aspx
Carteles
Se utilizan para publicitar un acto comercial o empresarial, para promocionar un producto o servicio y/o desarrollar una actitud hacia aquellos a quién se dirigen. A diferencia de los catálogos, revistas o folletos, que se diseñan para ser observados mientras el destinatario permanece estático, los carteles están hechos para llamar la atención de quienes lo ven en movimiento y provocar una reacción. Pueden llamar la atención por su tamaño, por el grafismo, por los colores y por la proporción entre el lado largo y ancho del papel, un cartel debe presentar un equilibrio de todo los elementos que contiene.
Canal interno de televisión ( y/o programas informativos)
Un ejemplo lo podemos ver en el canal de TV corporativa creado por Land Rover www.landrover.com
Las acciones del PCI se expresan en base a los distintos medios que se utilizan para realizarse. La utilización de estos soportes nos permite llegar a diferentes audiencias internas y externas: son condición necesaria pero no suficiente. Junto a ellos, debemos haber delimitado previamente el mensaje que queremos transmitir y los argumentos que vamos a utilizar para ello ( el argumentario es la recopilación sistemática de los argumentos que le interesa difundir a una empresa).
**COMUNICACIÓN VERBAL DESCENDENTE: Es la que tiene lugar con los subordinados, en un nivel jerárquico y/o funcional inferior. Tiene su origen en la Alta Dirección y desciende verticalmente hacia los niveles inferiores. Para que tenga éxito debe existir un compromiso e implicación clara de la Dirección, además de una definición clara de sus contenidos. Estos son los medios que contribuyen a difundir la comunicación desde el vértice de la pirámide hasta su base.
Tras la finalización de los procesos de selección de personal, se produce la integración y socialización de los nuevos empleados. Durante ellos, los trabajadores son informados sobre la organización, el negocio, su estructura y las actvidades que se realizan en cada unidad. La modalidad más habitual es a través de una acción formativa, cuando se trata de varios empleados o mediante el contacto personal con el nuevo empleado. Bajo uno u otro formato, el nuevo empleado conoce a otros empleados en todos los niveles jeràrquicos. Como complemento, el trabajador recibe documentación que le resume e informa sobre los aspectos esenciales que debe conocer, políticas, prácticas, etc.. Este documento se denomina manual de acogida o guía del empleado.
Tablones de anuncios
A lo largo de la vida de las organizaciones, hay acontecimientos, noticias, e informaciones relevantes que es preciso comunicar y divulgar entre los empleados. Una forma clásica que se produce es a través de los tablones de anuncios.
En ellos se fijan físicamente los documentos que se pretende dar a conocer, aunque hoy en día ya no se recurre a uno físico, gracias a la Intranet corporativa o portal del empleado.
Publicación Interna
Las publicaciones internas, en soporte papel o electrónico, informan sobre la organización y sus actividades, para conocimiento de los propios empleados. Pero en ocasiones la empresa desarrolla publicaciones "ad hoc", con el objetivo de divulgar información específica, relativa a productos y servicios que desarrolla. Están dirigidos tanto a los empleados, contribuyendo a su integración en la organización y también pueden ser divulgados hacia el exterior para mayor conocimiento y difusión entre clientes, proveedores, etc.
Revistas de Empresa
En ella se informa no sólo de las actividades de la organización, también se incluyen noticias, eventos realizados, así como artículos o contribuciones desarrolladas por los propios empleados. Un lanzamiento de una revista de empresa es una decisión que se debe meditar cuidadosamente, ya que en su realización requiere de la colaboración de muchas personas, cuyo esfuerzo debe mantenerse en el tiempo, requerirá de recursos económicos, aunque se trate de horas dedicadas por los empleados que colaboren y no al trabajo (coste conocido como lucro cesante).
Si no hay un compromiso real y la vocación de continuidad no está asegurada es mejor no llegar a editar ni el primer número, por el efecto negativo que causa toda iniciativa frustrada. Como en otros casos, su formate puede ser papel, electrónico o ambos, también pueden difundirse al exterior. Algunos ejemplos pueden ser la revista "Joe" de Starbucks, "Colors" de Benetton, "Room" de IKEA. En revistas electrónicas www.ideas-empresariales.com
Resumen de prensa
También llamado "clip de prensa", se hace eco diariamente de las principales noticias relativas a la organización y sus actividades aparecidas en distintos medios de difusión: prensa escrita, agencias de prensa, etc. Documental o informáticamente, el reflejo de las noticias suele ser informativo, sin incluír valoraciones ni opiniones al respecto. La estructura consta de una portada y un índice que resume el contenido de cada noticia y señala el medio donde ha aparecido; y por otra, en el mismo orden del índice aporta una copia de la noticia reseñada.
Nota de prensa
Las notas de prensa son noticias breves que dan cuenta de un hecho que aparece en la prensa escrita o aparecerá en breve. Suelen redactarse tratando de recoger los hechos de una noticia desde un punto de vista informativo, sin dar opinión al respecto; esta labor le corresponde al lector. El texto debe ser claro, directo, fácil de comprender y, en la medida de lo posible evitar tecnicismos salvo que sean parte de la propia noticia.
Presentaciones de directivos
Estos actos suelen estar enmarcados dentro de eventos específicos por ejemplo, cursos de formación, presentaciones del lanzamiento nuevos productos, proyectos o actividades, etc. Esta acción tiene su correlato en las asambleas de trabajadores, que organiza su Representación Legal con el mismo objetivo, pero desde su propio punto de vista de la situación.
Relación directa con los empleados
Cuando el contacto con los empleados se convierte en sí mismo el objeto de una acción. Podemo distinguir dos formas, según el tipo de contacto que se desarrolla:
a) Relación personal: De tú a tú, cuando el personal directivo de la organización interactua en persona con los empleados de las distintas unidades, de manera individual.
b) De manera colectiva: Cuando se reúne a los empleados para transmitirles una información relevante.
Intranet
El desarrollo de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación nos permite también personalizar la comunicación y sus contenidos, en función de los públicos a los que nos dirigimos. Es el espacio web, donde se pone a disposición del empleado para el desempeño de su puesto y su vida en la organización A él sólo tienen acceso los miembros de la organización, desde dentro de la empresa o a través de accesos exteriores codificados a partir de un nombre de usuario y una password. Por el contrario, no tiene acceso a su contenido el público en general.
Este espacio se estructura a partir de diferentes apartados, por ejemplo la empresa, normativa y procedimientos, prensa, comunicación, etc. Se trata una información a disposición de todo los empleados, donde la Dirección de la empresa se comunica con ellos, poniendo en su conocimiento noticias e informaciones de interés.
Portal del empleado
Esta herramienta es una particularización de la Intranet dedicada exclusivamente a contenidos que vinculan al empleado con la función de los Recursos Humanos. En ella se puede encontrar información relativa a procesos de selección, acogida, formación, evaluación del desempeño, información sobre la nómina, el control horario, las vacaciones y ausencias, etc. además de eventos, comunicados y noticias de los que la Dirección quiere informar.
Páginas Web
Las páginas web son el vínculo por el que la organización se relaciona con todos aquellos colectivos a quienes dirige sus actividades. A diferencia de la Intranet, el acceso a esta información está dirigida al público en general y a ella pueden acceder los propios empleados, aunque los mensajes no están particularizados para este colectivo, mientras que para otros colectivos sí lo están.
Estás páginas suelen tener aspectos comunes en cuanto a su contenido:
**La empresa (misión, valores, organización, etc.) y su actividad (productos y servicios)
**Principios que rigen su actividad comercial (medio ambiente, Responsabilidad Social Corporativa, ética, etc.)
**Información para accionistas e inversores
**Empleo (principios y políticas, ofertas, etc.)
**Relación con los medios de comunicación, noticias e informaciones destacadas
**Informes y documentos
Entre las miles y miles de páginas web dedicadas a empresas, podemos analizar, por ejemplo la de Lilly http://www.lilly.es/es/sobre-lilly/lilly-espaa/index.aspx empresa líder en el sector farmaceútico,
Reuniones y convenciones
Con cierta periodicidad, algunas organizaciones desarrollan reuniones anuales, en las que se dirigen a sus empleados y hacen un repaso a los acontecimientos vividos y a la marcha del negocio. Estos actos suelen contar con la participación de los ejecutivos y del personal clave de la organización, quienes expresan sus opiniones, hacen repaso y comunican las actuaciones que la empresa tiene previsto desarrollar. También es habitual transmitir mensajes de apoyo a los empleados
Una variante de estas reuniones son las Juntas Generales de Accionistas con la salvedad de que la organización se dirige a ese colectivo específico, además de informarles puede existir algún propósito específico, comunicar una ampliación de capital etc.
Cartas personales
Cuando la Dirección quiere comunicar algún hecho relevante para la vida de la organización, dirige cartas personalizadas a sus empleados, a todos o a un grupo, en formato papel o electrónico. En ellas, a la vez que informa sobre los acontecimientos, señala su importancia y repercusiones sobre la actividad del negocio, e incluso puede vincular la consecución de determinados logros organizativos y el agradecimiento al personal por su participación en ellos (son notas de Régimen Interior).
Teléfonos de Información
Nota de prensa
Las notas de prensa son noticias breves que dan cuenta de un hecho que aparece en la prensa escrita o aparecerá en breve. Suelen redactarse tratando de recoger los hechos de una noticia desde un punto de vista informativo, sin dar opinión al respecto; esta labor le corresponde al lector. El texto debe ser claro, directo, fácil de comprender y, en la medida de lo posible evitar tecnicismos salvo que sean parte de la propia noticia.
Presentaciones de directivos
Estos actos suelen estar enmarcados dentro de eventos específicos por ejemplo, cursos de formación, presentaciones del lanzamiento nuevos productos, proyectos o actividades, etc. Esta acción tiene su correlato en las asambleas de trabajadores, que organiza su Representación Legal con el mismo objetivo, pero desde su propio punto de vista de la situación.
Relación directa con los empleados
Cuando el contacto con los empleados se convierte en sí mismo el objeto de una acción. Podemo distinguir dos formas, según el tipo de contacto que se desarrolla:
a) Relación personal: De tú a tú, cuando el personal directivo de la organización interactua en persona con los empleados de las distintas unidades, de manera individual.
b) De manera colectiva: Cuando se reúne a los empleados para transmitirles una información relevante.
Intranet
El desarrollo de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación nos permite también personalizar la comunicación y sus contenidos, en función de los públicos a los que nos dirigimos. Es el espacio web, donde se pone a disposición del empleado para el desempeño de su puesto y su vida en la organización A él sólo tienen acceso los miembros de la organización, desde dentro de la empresa o a través de accesos exteriores codificados a partir de un nombre de usuario y una password. Por el contrario, no tiene acceso a su contenido el público en general.
Este espacio se estructura a partir de diferentes apartados, por ejemplo la empresa, normativa y procedimientos, prensa, comunicación, etc. Se trata una información a disposición de todo los empleados, donde la Dirección de la empresa se comunica con ellos, poniendo en su conocimiento noticias e informaciones de interés.
Esta herramienta es una particularización de la Intranet dedicada exclusivamente a contenidos que vinculan al empleado con la función de los Recursos Humanos. En ella se puede encontrar información relativa a procesos de selección, acogida, formación, evaluación del desempeño, información sobre la nómina, el control horario, las vacaciones y ausencias, etc. además de eventos, comunicados y noticias de los que la Dirección quiere informar.
Páginas Web
Las páginas web son el vínculo por el que la organización se relaciona con todos aquellos colectivos a quienes dirige sus actividades. A diferencia de la Intranet, el acceso a esta información está dirigida al público en general y a ella pueden acceder los propios empleados, aunque los mensajes no están particularizados para este colectivo, mientras que para otros colectivos sí lo están.
Estás páginas suelen tener aspectos comunes en cuanto a su contenido:
**La empresa (misión, valores, organización, etc.) y su actividad (productos y servicios)
**Principios que rigen su actividad comercial (medio ambiente, Responsabilidad Social Corporativa, ética, etc.)
**Información para accionistas e inversores
**Empleo (principios y políticas, ofertas, etc.)
**Relación con los medios de comunicación, noticias e informaciones destacadas
**Informes y documentos
Entre las miles y miles de páginas web dedicadas a empresas, podemos analizar, por ejemplo la de Lilly http://www.lilly.es/es/sobre-lilly/lilly-espaa/index.aspx empresa líder en el sector farmaceútico,
Reuniones y convenciones
Con cierta periodicidad, algunas organizaciones desarrollan reuniones anuales, en las que se dirigen a sus empleados y hacen un repaso a los acontecimientos vividos y a la marcha del negocio. Estos actos suelen contar con la participación de los ejecutivos y del personal clave de la organización, quienes expresan sus opiniones, hacen repaso y comunican las actuaciones que la empresa tiene previsto desarrollar. También es habitual transmitir mensajes de apoyo a los empleados
Una variante de estas reuniones son las Juntas Generales de Accionistas con la salvedad de que la organización se dirige a ese colectivo específico, además de informarles puede existir algún propósito específico, comunicar una ampliación de capital etc.
Cartas personales
Cuando la Dirección quiere comunicar algún hecho relevante para la vida de la organización, dirige cartas personalizadas a sus empleados, a todos o a un grupo, en formato papel o electrónico. En ellas, a la vez que informa sobre los acontecimientos, señala su importancia y repercusiones sobre la actividad del negocio, e incluso puede vincular la consecución de determinados logros organizativos y el agradecimiento al personal por su participación en ellos (son notas de Régimen Interior).
Teléfonos de Información
Los teléfonos de información ponen en contacto con la organización a clientes y demás colectivos interesados a través de un número 900 o 902. Atendido por personal especializado o apoyado por programas informáticos de elección de alternativas o reconocimiento de voz, informan sobre los productos y/o servicios que comercializa la empresa, dan soporte en relación a los mismos o proporcionan información específica de algún tipo, por ej: ante una situación de crisis que afecte a la organización. (los que todos odiamos porque te tienen media hora a la espera con la musiquita corporativa de fondo)
Las campañas publicitarias tienen el propósito de dar a conocer interna y externamente, las actividades que desarrolla la organización con caracter general o de manera específica. Para su desarrollo se suelen combinar diferentes soportes
como medio de llegar a sus destinatarios principales, como por ejemplo folletos, dipticos, carteles, anuncios en prensa, radio y TV.
Un ejemplo de campaña publicitaria y los folletos que contiene, lo podemos ver enhttp://www.fundaciontripartita.org/pages/default.aspx
Carteles
Se utilizan para publicitar un acto comercial o empresarial, para promocionar un producto o servicio y/o desarrollar una actitud hacia aquellos a quién se dirigen. A diferencia de los catálogos, revistas o folletos, que se diseñan para ser observados mientras el destinatario permanece estático, los carteles están hechos para llamar la atención de quienes lo ven en movimiento y provocar una reacción. Pueden llamar la atención por su tamaño, por el grafismo, por los colores y por la proporción entre el lado largo y ancho del papel, un cartel debe presentar un equilibrio de todo los elementos que contiene.
Los gráfIcos, fotos y textos deben representar una línea de comunicación que permita al ojo humano ( y al cerebro) ir de un punto de información a otro y esto origina movimiento y dinamismo. Los puntos de información no son colocados accidentalmente sino que son creados por el diseñador para influír en quién percibe el cartel.
Videos Corporativos : No son un simple despliegue de imágenes y sonido. Para que contribuyan a potenciar la imagen de la oganización deben incorporar un guión donde el resto de elementos queden perfectamente integrados, junto con un mensaje capaz de transmitir credibilidad. En su desarrollo se mezclan el estilo documentalista con las técnicas publicitarias, se trata de explicar la actividad de la empresa combinando la creatividad y el atractivo de la publicidad. Por ejemplo muestran un contexto donde se vincula la actividad de la empresa, o se utilizan actores que recreen escenas de la vida cotidiana donde la actividad empresarial está presente, completándose con rodajes realizados en el negocio para detallar de forma clara el proceso de creación de un producto o servicio. Por ejemplo el anuncio de Balay
Canal interno de televisión ( y/o programas informativos)
Algunas empresas multinacionales en su mayoría, cuentan con canales internos de televisión que informan sobre las actividades del negocio, combinándolas con noticias propias o del sector de actividad donde se destaca el papel que juega la organización. Además de este soporte tradicional en la actualidad muchas empresas recurren a Internet para distribuír estos formatos y desarrollar e- publicidad, debido al fraccionamiento de las audiencias televisivas y para dirigirse a un público más joven.
Hasta aquí hemos llegado, con un amplio abanico de acciones verticales descendentes que no todas valen para todas las empresas. Dependiendo de la cultura empresarial, de los recursos tanto humanos como económicos, de la estructura departamental, Dirección decidirá qué tipo de acciones son las más adecuadas. No me extenderé más, ya que también se producen en sentido descendentes comunicaciones informales que se producen cuando no existe canal formal.
La información que circula por canales informales a menudo de fuentes no identificadas, para dar a conocer temas que afectan a la organización, recibe el nombre de RUMOR.
El viernes, nos centraremos en la comunicación ascendente y en la horizontal con un post más corto, ya que existen menos herramientas, aunque no por eso dejan de ser eficaces.
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