COMUNICACION INTERNA EN LA EMPRESA (y III)

COMUNICACION  FORMAL VERTICAL ASCENDENTE

La comunicación formal ascendente es la que tiene lugar con los jefes, en un nivel jerárquico y/o funcional superior, en otras palabras, la que tiene lugar con los líderes. Parte de la base de la organización, en su nivel más operativo. Su importancia es básica ya que permite comprobar si la comunicación vertical descendente ha sido eficaz; y, por otra parte, se hace eco de informaciones o reacciones de toda la organización, a los que se debe ser sensible al diseñar la estrategia.

 

Los medios que contribuyen a difundir la comunicación desde la base de la pirámide hasta su vértice son los siguientes: 

**CANAL DIRECTO CON EL PRIMER EJECUTIVO: Algunas organizaciones ponen a disposición de sus empleados la posibilidad de que se dirijan a su máximo responsable, para hacerle llegar sus inquietudes y como síntoma de transparencia en la Comunicación Interna. Un ejemplo en este sentido es Microsoft, a través de su Intranet.

                                                                                                                   

** REUNIONES: Las reuniones con los responsables y directivos de la empresa no son sólo un medio para el desarrollo normal del trabajo, también son un mecanismo para hacer llegar a la estructura organizativa las inquietudes, temores, dudas, etc. de los empleados.

 

**ENTREVISTAS PERSONALIZADAS: De manera esporádica o habitual, los responsables organizativos se suelen entrevistar con el personal bajo su mando para tomarle el pulso a la actividad laboral. Esta práctica puede concebirse como práctica de la estructura hacia los empleados o de manera espontánea de los empleados hacia sus responsables para plantearles alguna situación específica que requiera de su atención.

  

**JORNADAS DE DESPACHOS ABIERTOS: Estos acontecimientos contribuyen a la mejora de la Comunicación Interna facilitando un acercamiento entre los ejecutivos y sus empleados. Como tales, se hayan dentro de un esquema preestablecido y son pautadas con cierta periodicidad.

 

**BUZÓN DE SUGERENCIAS: Puede ser tradicional, telefónico, on line, los buzones permiten transmitir de manera anónima nuevas ideas, quejas, situaciones particulares que pueden ser de interés colectivo, etc.

 

Así como la empresa puede poner a disposición del empleado este medio para la Comunicación Interna, habitualmente los Representantes Legales de la empresa suelen contar también con esta herrramienta para darles a conocer situaciones relevantes en materia laboral. 

 

**PROGRAMA DE DESARROLLO DE IDEAS: Una aplicación del buzón de sugerencias al servicio de la creatividad, la innovación y la Gestión del Conocimiento, es el desarrollo de programas estructurados cuyo objetivo es tratar de desarrollar y poner en práctica nuevas ideas que, en última instancia, contribuyan a solucionar problemas o a generar patentes, bajo un esquema de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i). En estos programas se potencia la participación de los empleados, vinculándose a distintos tipos de incentivo en materia de Recursos Humanos.

**INTRANET: Las Nuevas Tecnologías, no solo posibilitan la comunicación de la empresa hacia sus empleados. En los nuevos sportes web se integran distintas herramientas que permiten la participación e implicación de éstos con la mejora y el desarrollo de la organización.  

**PROCESOS DE EVALUACION: Hay otro conjunto de medios que, desarrollados la por organización, nos permite valorar de manera permanente el estado de la Comunicacion Interna y Externa:

1) Encuestas de opinión: Pueden ofrecer información de cómo es percibida la organización en el exterior

2) Indice de clima laboral: Los análisis de clima laboral inciden, entre otros factores de análisis en el diagnóstico de las relaciones y la comunicación en la empresa, entre iguales y superiores, así como entre unidades organizativas distintas y dentrtro de ellas.

3) Centro permanente de recogida de información: Es el centro neurálgico de la organización dedicado a captar toda la información que se produce interna y externamente, y puede ser de interés para esta.

 

4) Desempeño de la comunicación (feed back 360º): El funcionamiento correcto de procesos evolutivos desarrollados por la organización, basados en la comunicación a distintos niveles, son un indicador de salud de la organización.

5) Por otra parte las informaciones que expresan los distintos interlocutores hacia el proceso, su dinámica y la propia organización también nos ponen en antecedentes de situaciones y problemas a considerar. 

6) Auditoría de Comunicación: La auditoria de comunicación, como proceso estructurado previo a la puesta en marcha del PCI, a través de las distintas metodologías que utiliza en su desarrollo, nos permite establecer un diagnóstico del estado de la comunicación, a partir de las opiniones recogidas de los propios interlocutores.

 

 COMUNICACIÓN HORIZONTAL  

La comunicación horizontal es la que tiene que ver con los iguales, al mismo nivel jerárquico o funcional, por lo que comparten un mismo marco de referencia; habitualmente sus mensajes buscan la coordinación.

**REUNIONES DE TRABAJO ENTRE DEPARTAMENTOS: Como parte del trabajo, las distintas unidades organizativas han de relacionarse para realizar actividades conjuntas en el seno de equipos multidisciplinares. Estas se realizan bajo el formato de reuniones donde se tratan distintos asuntos que atañen a los distintos interlocutores.  

Para que se desarrollen de forma operativa y no se conviertan en una práctica abusiva, se recomienda que quienes las convoquen hayan formación "ad hoc" en Dirección y Gestión de reuniones, para contribuír a su efectividad.                                                                  

 

**ENCUENTROS Y EVENTOS PARA EL INTERCAMBIO DE OPINIONES: Estas acciones se diseñan desde la perspectiva de poner en relación a las personas de distintas partes de la organización, para que pongan en común su actividad, problemas, etc. y se fomente el establecimiento de redes informales. 

 

**DESAYUNOS: Algunas empresas optan por otro planteamiento más rápido y flexible, como medio de fomentar los intercambios y las relaciones. Bajo un esquema periódico y frecuente, auspiciados por la Dirección de la empresa, los empleados interactúan y comparten su conocimiento para la solución de problemas organizativos. 

 

**ELABORACIÓN DE INFORMES: Los informes que se realizan en las distintas unidades, Departamentos y Direcciones, quedan puestos a disposición del resto de la organización, hoy en día en soporte electrónico y a través de la Intranet, constituyéndose en documentos de referencia ante distintas situaciones. 

                                                                                                             

**COMUNICADOS INTERNOS (cartas, notas, etc.): Los comunicados entre las distintas partes de la organización contribuyen a transmitir de manera rápida y breve la información, que cada uno debe conocer al respecto del otro.

**INTRANET: El espacio web tambien permite que cada unidad organizativa ponga a disposición de las demás la esencia, pautas y productos resultantes de su propia actividad. Cada una de ellas, al operar bajo las mismas premisas, acaba constituyendo una verdadera red de conocimiento corporativo.

                                                                                                                                   

Y hasta aquí hemos llegado con los conocimientos básicos para implantar un Plan de Comunicacion Inerna en la empresa y si ya lo teníais podeis refrescarlo con las ideas que se han planteado en los tres posts. Y he dicho básica porque la comunicación en la empresa existe también o más que en el encuadre del Plan, y eso es costumbre a evitar. La Comunicación transparente, que sigue por los canales adecuados es la herramienta principal de trabajo dentro de las organizaciones y de los equipos de trabajo y una funcion esencial de Dirección es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz dentro de la organización.

 

El proceso que os he indicado para la implantación es un proceso limpio, pero no siempre es así ya que puede haber obstáculos resultado de prejuicios, sesgos, actitudes y de anteponer intereses individuales a los de la organización. La mayor parte de los malentedidos surgen cuando esos intereses personales, esas intenciones privadas no se comunican al interlocutor, a este fenómeno se le denomina AGENDAS OCULTAS, que tienen como finalidad preservar la imagen que cada persona tiene de sí misma. Si la imagen se ve amenazada la obstrucción, el ocultamiento de informaciones...se convierten en reacciones típicas.

Eso ya lo lo trataremos más adelante ya que también hay que saber comunicar en gestión de crisis, hay que formar a portavoces en comunicación. Para otro momento. 

Gracias a todos los que habeis seguido este serial. Para mí es uno de los favoritos en la función del Director de Recursos Humanos y por eso lo he realizado disfrutando, recordando conceptos que se me habían olvidado, en fin..un placer.