LAS PRUEBAS SITUACIONALES EN LAS ACCIONES DE FORMACION (I)

¿COMO DEFINIMOS LAS PRUEBAS SITUACIONALES?

La utilización cada vez más mayor de las pruebas situaciones en las acciones formativas en la empresa, es producto de que han demostrado ser una de las herramientas más útiles y precisas para el desarrollo de las competencias, ya que durante su realización los sujetos tienen que poner en conocimiento, habilidades/ destrezas y actitudes necesarias para llevar a cabo los comportamientos que les permitan solucionar el problema o la situación concreta que se plantea.

Concretando: Son un conjunto de técnicas y ejercicios que permiten simular, total o parcialmente una situación en la que los sujetos tienen que poner de manifiesto las competencias que exige el desempeño eficaz, eficiente y seguro de una actividad concreta. ¡¡¡SUFICIENTE ¿no?¡¡¡

 

¿QUÉ VENTAJAS OBTENDREMOS?

 ** Alta validez, resumiendo esta ventaja en favorecer la implicación y participación activa del alumno. 

 ** Si están bien diseñadas tienen alta validez y fiabilidad 

 ** Facilitan la estimación de la facilidad o dificultad que pueden tener los alumnos para transferir los aprendizajes al trabajo.

 ** Pueden desarrollarse varias competencias a la vez

 ** Pueden desarrollarse tanto individualmente como en grupo, así podremos ajustarnos a una situación o a otra 

** Pueden utlizarse para distintos objetivos de formación del personal (desarrollo de competencias, evaluación del aprendizaje y detección de necesidades de formación) 

 

TAMBIEN DEBEMOS VALORAR LOS INCONVENIENTES 

** Alto coste de diseño y aplicación, ya que, por un lado, es necesario siseñar ejercicios específicos para cada puesto de trabajo, y por otro, su aplicación puede exigir mucho tiempo. 

** En el caso de los trabajos mecánicos, es preciso prevenir la posible ocurrencia de accidentes. 

**  El equipamiento puede ser costoso y/o se puede estropear con facilidad, en estos casos, podemos ayudarnos de la tecnología y acudir a simulaciones por ordenador.

** Los ejercicios donde se emplean materiales reales de los puestos de trabajo deben ser actualizados continuamente en función de los cambios que se produzcan en los mismos.

                                                                                                                                                      

¿QUE DEBEMOS CUIDAR PARA ASEGURAR SU VALIDEZ (sobre todo si el costo económico ha sido alto?

** El diseño de las situaciones deben ser muestras del trabajo o simulaciones de aspectos del mismo, de forma que permitan desarrollar las competencias objetivo de la acción formativa, esto implica que los ejercicios que se diseñen estén adaptados tanto a las necesidades de los alumnos como los de la organización.

** Deben reproducirse, en la medida de lo posible. las variables relevantes en la ejecución de la tarea, teniendo en cuenta aspectos como la duración y complejidad de la misma, disponibilidad de ayudas, etc.

Ejemplo: Si para preparar una entrevista de selección el ocupante del puesto dispone de la descripción del puesto, del perfil de exigencias del mismo, y del Cv del candidato, durante el desarrollo del ejercicio, se deberán incluír estas informaciones. Es decir se ajustará a los contenidos impartidos en la parte teórica.

** Determinar los comportamientos asociados a las competencias que se pretende desarrollar. Las competencias son constructos no observables directamente, por tanto, lo realmente importante son los comportamientos asociados a las mismas, por ello es imprescindible que se especifiquen los que tendrán que desarrollar y poner en práctica los sujetos durante la realización del ejercicio.

Ejemplo: Para llevar a cabo correctamente una entrevista de selección, el sujeto deberá analizar las informaciones posibles sobre el puesto y el candidato, tomar notas, controlar los silencios sin permitir que estos sean superiores a los 20 seg., etc. 

 

   

¿COMO DISEÑO YO COMO FORMADOR UNA PRUEBA SITUACIONAL?

No volveré a reiterar qué no hay único patrón para todos los casos, sino que siempre partiremos de los objetivos específicos de cada acción formativa.

Fases del Proceso 

1. Determinar y definir los obetivos a alcanzar con la prueba situacional, lo cual quiere decir, ¿qué competencias se van a desarrollar?. La definición de cada competencia deberá ser clara, concisa y concreta, esto permitirá que todas las personas implicadas directa o indirectamente en la acción formativa conozcan, en los mismos términos, los objetivos que perseguimos.

Ejemplo: Se pueden encontrar definiciones que implican comportamientos distintos y que, sin embargo, se engloban, genéricamente en un mismo nombre, como por ejemplo, las siguintes dos acepciones de la competencia Adaptabilidad:

-Mantener la efectividad en diferentes entornos y con diferentes tareas, personas y responsabilidades

-Considerar el cambio como una oportunidad, y no como una situación amenazante. 

 

Lo importante es que se aprecie que cada una de las definiciones expuestas tienen implicaciones distintas

2. Especificar las áreas de contenido de la prueba. En este punto se deberán especificar a grandes rasgos los contenidos genéricos que deberán estar en el ejercicio, para que éste permita la puesta en práctica de las competencias que se tratan de desarrollar facilitando que no se omitan ni se dé un énfasis inadecuado a determinados aspectos. 
Ejemplo: Uno de los obetivos prioritarios del puesto de consultor en el área comercial en "Deseos hechos realidad" S.A.es aumentar y mantener la cartera de clientes de la empresa. Por ello se ha considerado que la muestra representativa del trabajo a simular sea el desarrollo de una entrevista con un cliente que ha solicitado asesoramiento sobre cómo implantar un sistema de evaluación del rendimiento por competencias de la empresa. Esta situación implica la preparación de la reunión con el cliente, la realización de la entrevista cara a cara con el cliente y elaboración del informe en el que contempla el plan de seguiminto de los resultado alcanzados en la reunión.

 
3. Establecer los comportamientos que deben poner en práctica los participantes durante la realización del ejercicio para facilitar su desarrollo. Esta es una de las fases más importantes del proceso de diseño de la prueba situacional, ya que en función de los comportamientos que se desean desarrollar ésta deberá incluír los elementos necesarios para que los participantes puedan ponerlo en práctica.
Ejemplo. Comportamientos definidos para la competencia flexibilidad:
1. Integró los comentarios del cliente en sus observaciones y recomendaciones
2. Permaneció tranquilo y no se alteró cuando le hicieron preguntas difíciles o le plantearon objciones.
3. No perdió el hilo en ningún momento de la entrevista; se concentró en las necesidades del cliente y en como satisfacerlas.
4. Modificó sus recomendaciones y sugerencias en función de la nueva información que le proporcionaba el cliente.
5. Modificó su comportamiento cuando quedaba poco tiempo, para acabar dentro del plazo previsto
6. Modificó su comportamiento de acuerdo con los cambios observados en el comportamiento del posible cliente (de la indecisión a la cooperación)

Si uno de los comportamientos es "modificó su comportamiento cuando quedaba poco tiempo, para acabar dentro del plazo previsto" implica que se deberá incluír una limitación temporal para la realización del ejercicio, en el rol del cliente se debe incluír información sobre este tipo de preguntas y objeciones que debe plantear la rol consultor durante la entrevista.

 

 4. Ordenar según su importancia los comportamientos asociados a cada competencia. No todos los comportamientos asociados a una competencia tienen la misma importancia para el desarrollo eficaz, eficiente y seguro de una actividad laboral, por ello, no es igual que un sujeto muestre debilidades en los comportamientos más importantes a que lo haga en los de menor importancia. 

5. Decidir las técnicas o ejercicios más apropiados para desarrollar cada una de las competencias. Para ello, es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:

** Distintas técnicas o ejercicios permiten desarrollar una misma competencia.

** A través de una prueba situacional se puede desarrollar varias competencias al mismo tiempo

** Existen técnicas más adecuadas que otras para el desarrollo de determinadas competencias.

Ejemplo: Se ha considerado que para cada una de las competencias incluídas como objetivo de la acción formativa "Desarrollo de Competencias Comerciales del Consultor de RRHH las pruebas situacionales más apropiadas serán:

- Persuasión: Juego de roles

- Planificación/Organización: Método del caso y juego de roles

- Flexibilidad: Juego de roles y Método del Caso

- Comunicación oral: Ejercicio de presentación y juego de roles      

6. Elaborar una escala de observación para cada uno de los comportamientos.

Esto quiere decir elaborar la guía de observación que se utilizará durante la realización de la actividad  y que tendrá como finalidad ayudar a que tanto los formandos como el formador emitan sus juicios sobre el nivel de desarrollo de cada participante en cada competencia, al mismo tiempo que se aprenden nuevos comportamientos.

La utilización de estas guías de observación además de permitir valorar el aprendizaje de los formandos, aporta dos importantes ventajas:

** Facilita que los formandos cuando actúan como observadores centren su atención en los comportamientos incluídos en la guía y que son objeto del curso y, evitar que "se despisten" durante la realización del ejercicio y que tengan una participación activa 

**Permiten detectar los puntos fuertes y débiles de los formandos en cada comportamiento, durante la realización de la prueba facilitando, por ejemplo, proporcionarles una adecuada retroinformación sobre su actuación, así como incidir sobre aspectos de mejora. 

7. Determinar el nivel mínimo requerido en cada competencia para el desempeño eficaz, eficiente y seguro de la actividad laboral. Es decir, establecer el nivel mínimo que deberán alcanzar para considerar que el formando ha alcanzado los objetivos definidos para el ejercicio. 

Este es un punto clave, ya que si después de una acción formativa, cuando el sujeto regresa al puesto de trabajo, si se ha detectado que no posee o no ha alcanzado el nivel de desarrollo preciso, tendrá que continuar adquiriendo y/o desarrollando las competencias exigidas por su puesto actual o futuro, hasta alcanzar el nivel adecuado.

 

8. Elaboración de la prueba. En estos momentos se dispone de todas las informaciones necesarias para empezar el ejercicio que se utilizará para desarrollar las competencias seleccionadas.

9. Probar los ejercicios y los protocolos de observación. La finalidad es comprobar que:

• El ejercicio permite desarrollar los comportamientos definidos
• La redacción del ejercicio y las instrucciones son claras
• La duración del ejercicio es la idónea

Lo más adecuado sería que la prueba del ejercicio se llevara a cabo con sujetos con características similares a los que los posteriormente van a tener que realizarlo, sin embargo, en la práctica ésto, en muchas ocasiones, no es viable, por lo que se suele acudir a compañeros para comprobar los posibles problemas del ejercicio.  

                                                                                                

                         

10. Introducir las modificaciones necesarias en función de los problemas o dificultades detectados en la fase de prueba.  

11. Entrenar a los formadores en la aplicación del ejercicio. Esta es una fase fundamental para asegurar la validez, fiabilidad y utilidad de la prueba, ya que no siempre la persona encargada de su diseño va a ser quién lo aplique.  

El entrenamiento debe incluír cómo presentar el ejercicio a los participantes, cómo actuar durante su desarrollo, las pautas de observación a seguir y las explicaciones a dar sobre el ejercicio a su finalización.

Además, cuando se está trabajando en formación del personal es muy importante que los formadores sepan cerrar el ejercicio que es el momento en que el formador y los participantes extraen las conclusiones del mismo.

Una vez elaborado el ejercicio, los responsables de su dieño y aplicación deberán responder a las siguientes preguntas:

** ¿Están todos los elementos del ejercicio relacionados con el trabajo que desempeñan en un futuro los participantes?

** ¿Están contemplados todos los comportamientos de las competencias que se pretenden desarrollar?

** ¿Están las instrucciones bien redactadas? ¿son claras?

** ¿Ha sido probado el ejercicio en cuanto a su contenido, claridad, tiempo de ejecucion y comportamientos asociados a las competencias que se van a desarrollar?

** ¿Tendrá el ejercicio validez aparente para los sujetos que lo realicen?

 

La contestación afirmativa a todas estas preguntas permitirá asegurar que la prueba situacional diseñada es válida, fiable y útil para los propósitos perseguidos, aunque, lógicamente, será necesario llevar a cabo un seguimiento de su aplicación real para comprobarlo, o, si es necesario, introducir modificaciones en ella. 

Las pruebas situcionales en el área de formación del personal, se incluyen dentro de los denominados métodos participativos, los cuales centran la actividad formativa en los formandos, en lugar de en el de formador, y son por tanto, ellos quienes realizan una serie de actividades, que les permiten adquirir, desarrollar, activar y/o inhibir competencias, por lo que se convierten en el eje de las actividades diseñadas para conseguir los objetivos del curso.                 

 

Para que una competencia se pueda desarrollar no es suficiente con la utilización de metodologías tradicionales de formación, ya que es preciso que el individuo experimente las situaciones donde es necesaria su puesta en práctica para que se facilite su desarrollo y su posterior transferencia al puesto de trabajo. Por ello, es preciso que a lo largo de la acción formativa se recreen situaciones que simulen las condiciones y requisitos concretos que plantean las actividades que posteriormente van a tener que afrontar los formandos en el trabajo.

En esta semana dedicaré otro post a la formación para compartir el tema más práctico enumerando tipos de pruebas situacionales. Al que le interese la formación en la empresa que no se lo pierda.