RESPONSABILIDAD JURÍDICA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

RESPONSABILIDAD JURÍDICA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los profesionales de Relaciones Públicas suelen concentrarse en la planificación y organización de un acontecimiento, pero también hay que tomar medidas para proteger a su empresa de la responsabilidad legal y posibles denuncias judiciales.

VISITAS A EMPRESAS Y JORNADAS DE PUERTAS ABIERTAS

Este tipo de evento no puede organizarse a la ligera. Requieren una planificación detallada por parte del personal de Relaciones Públicas para poder garantizar la seguridad y comodidad de los visitantes. Se debe prestar atención a los siguientes factores:

• Logística
• Posibles trastornos al trabajo por el paso del grupo
• Seguridad
• Cantidad de personal necesario                  

 

Es esencial que la ruta de la visita esté claramente establecida, al igual de la importancia de guías y de personal acompañante cualificado. Los guías han de conocer bien la historia y operaciones de la empresa. Los guías deben tener conocimientos de Primeros Auxilios o instrucciones precisas sobre qué hacer en caso de que ocurra un accidente o un visitante sufra un ataque al corazón.

Al principio, el guía ha de resumir a los visitantes qué es lo que van a ver, cuánto se andará, cuánto tiempo será necesario y la cantidad de escaleras. ESte aviso informa a los visitantes que tengan problemas de corazón u otros problemas físicos de qué es lo que les puede esperar.

 

Muchas de las indicaciones para las visitas de empresa son también válidas para las visitas de puertas abiertas. En este caso existe el problema añadido de la cantidad de gente presente de forma simultánea en las instalaciones  que la empresa ha abierto al público. Un acontecimiento de este tipo exige una planificación logística especial por parte del personal de Relaciones Públicas que puede incluír las siguientes visitas:

• Contratar un seguro adicional de Responsabilidad Civil
• Contratar a guardas para la seguridad y el control de tráfico
• Concertar la presencia en el lugar del personal sanitario y de una ambulancia
• Subcontratar a vendedores de comida o de objetos de consumo

    

     

Estas precauciones generarán buena voluntad y limitarán la Responsabilidad Legal de la empresa; un posible demandante puede ganar un juicio si se puede probar que ha habido negligencia por parte de la empresa.

EVENTOS PROMOCIONALES

Estos eventos se organizan principalmente para promocionar las ventas de un producto, aumentar la proyección de la empresa o recaudar dinero para fines benéficos.

Los acontecimientos que atraen a grandes muchedumbres requieren el mismo tipo de planificación que unas jornadas de puertas abiertas. El Relaciones Públicas debe ocuparse de la fluídez del movimiento, las instalaciones higiénicas, la señalización y la seguridad. Se acostumbra a contratar a guardas de seguridad para que ocupen del control de la muchedumbre, protejan a famosos o cargos oficiales y se aseguren que no aparezcan problemas.

Es imprescindible contratar un Seguro de Responsabilidad. Todo acto público promovido por una organización ha de estar asegurado contra los accidentes que puedan dar lugar a denuncias por negligencias. Las organizaciones pueden contratar un Seguro a todo riesgo que cubra varios acontecimientos o un acontecimiento particular.

La necesidad de un Seguro de Responsabilidad también se refiere a organizaciones benéficas si organizan una carrera de diez kilómetros, en bicicleta o en globo aerostático.

Los participantes deben firmar un contrato que proteja a la organización de Responsabilidades en caso de ataque al corazón o accidente. Una organización que promovió una "carrera divertida" de cinco kilómetros hizo que los participantes firmaran un contrato que afirmaba entre otras cosas ....asumo todos los riesgos asociados a la participación de este evento, incluyendo, pero sin limitarse solo a ello, caídas, contactos con otros participantes en este evento, efectos metereológicos, incluyendo exceso de calor y humedad, tráfico y otras condiciones de la carretera....

 

Los acontecimientos que se celebran en vías y parques públicos requieren también permisos municipales. Los ayuntamientos pueden garantizar la seguridad y el control a través de sus agentes municipales. En cualquier caso, la seguridad puede preveerse y garantizarse.

 

Una tienda de discos de una ciudad de California descubrió que esto era necesario de la peor manera posible. Permitió que un grupo de rock muy popular diera un concierto informal delante de la tienda como parte de su promoción. Los mass media hicieron correr la voz, y el resultado fue que en el Centro Comercial se concentró una muchedumbre compuesta por 8.000 personas provocando un enorme ataque de tráfico. El abogado del Ayuntamiento denunció a la tienda por alteración del orden público y le cobró 80.000 dólares que costaron las horas extras de los policías que deshicieron el embrollo.

Un acontecimiento donde se quiera distribuír comida requiere que los que la sirvan tengan la licencia de manipulador de alimentos. Si el acontecimiento tiene lugar dentro de un edificio que normalmente no se usa para este fín, a menudo es necesario depositar una cantidad elevada de dinero como fianza que asegure que la organización se ocupará de limpiar el espacio público después de la celebración del evento.