LA ENTREVISTA DE TRABAJO DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL PROTOCOLO

PROTOCOLO PARA UNA ENTREVISTA DE TRABAJO

En la actual crisis y con la escasez de empleo, recurrir a técnicas protocolarias puede beneficiar a quien ha de enfrentarse a un proceso de Selección Laboral. Contrariamente a una idea que asocia el protocolo a un conjunto estereotipado de rígidas reglas ceremoniales y etiquetas en actos públicos, éste alberga también recursos muy útiles en el plano profesional. En la denominada entrevista de trabajo, detalles aparentemente sin importancia pueden ser decisivos.

 

La entrevista de trabajo es un encuentro entre el aspirante a un puesto o responsabilidad laboral y una persona o grupo reducido de profesionales a los que corresponde evaluar su aptitud para el mismo y la conveniencia de otorgarle la confianza. Por lo general, los mismos participarán en la decisión final, pero no han de pertenecer a la empresa o entidad a la que eventualmente se incorporaría el candidato. 

Nos encontramos ya ante una primera prueba de la utilidad de las técnicas del protocolo: el candidato no ha de centrar la preparación pensando en una excesiva especialización del personal del Dpto. de Recursos Humanos con el que va a mantener una conversación. Cada vez es más frecuente que las empresas sucontraten el servicio, por lo que los contenidos de una entrevista no se centrarán únicamente en materias referidas, por ejemplo, a los productos que comercializa la firma. 

                                                                                                                  

¡Amplitud de miras¡ Nada más equivocado que acudir a un proceso de selección con la mirada puesta únicamente en las cuestiones referidas al perfil requerido. Una empresa es mucho más que un puesto de trabajo. Es una organización compuesta por seres humanos que se relacionan entre sí.

Es cierto que la reunión es un momento clave, pero no suele ser el único. Frecuentemente el candidato ha pasado por fases previas como el filtro de su currículum o la realización de cuestionarios psicométricos que no son condiciones sine qua non. Obviamente la entrevista precisa de la presencia de un interlocutor y candidato, pero no hay una norma protocolaria que exija que tenga que celebrarse dentro del horario laboral convencional. No es extraño que el día escogido sea un sábado o un domingo.

                                                                                                            

Esto ocurriría, en caso de que la entrevista, para ciertos puestos la quiera realizar un alto cargo o directivo, que no dispone de excesivo tiempo entre semana, por lo que ser convocado en fecha atípica no es en absoluto signo de poco interés. Puede serlo de todo lo contrario, ya que en ocasiones los directivos desean participar en los procesos, sobre todo, cuando se trata de identificar al candidato idóneo para trabajar codo con codo, a modo de subdirector o adjunto a director.

UNA FASE, UN PROCESO

Es cada vez menos frecuente atravesar las primeras fases de un proceso de selección personal mediante el mero envío masivo del Cv. En la actualidad, la mayor parte de los profesionales que logra ser convocada a una entrevista de trabajo se ha autopostulado previamente a través de una relación intermedia, por familiar, amigo o conocido a través del cual su candidatura es presentada. 

  

Es importante definir bien qué parámetros nos han conducido a esa fase ya culminada de auto-postulación. Sobre todo, en materia protocolaria, porque el grado de relación que nuestro contacto en la empresa puede tener con quien ha logrado incluírnos en el proceso puede suponer incluso que éste participe en la eventual entrevista, ayudándonos a modular el grado de cercanía de nuestra conversación.

Por otro lado es esencial que identifiquemos con exactitud, en su caso, el documento exacto que hemos remitido nosotros mismos (si en los últimos tiempos, por ejemplo, hemos envíado distintos Cv actualizados en diferentes fechas o adaptados a diferentes perfiles). 

La fase de convocatoria (podríamos llamarle la 2ª fase) tiene su importancia, pues no debe identificarse únicamente con el aviso, hoy generalmente verbal (telefónico) o por correo electrónico, mediante el cual se nos comunica la fecha, hora y lugar de la entrevista. Además de anotar de manera exacta esas coordenadas, sin margen ninguno a equívocos, es el momento adecuado para solicitar, de forma natural, algunos datos más sobre la forma en la que va a tener el encuentro.

En ocasiones, lo que se anuncia como una entrevista, no va a consistir en lo que se entiende como tal, dando lugar a equívocos. No es extraño acudir a lo que finalmente resulta ser una dinámica de grupos o una nueva fase de evaluación mediante test. También debe obtenerse, si es posible, el nombre de quién será nuestro interlocutor y, sobre todo, si pertenece a la empresa y cuál es su responsabilidad o cargo profesional en la misma. En realidad, estamos culminando una fase que impregna todas las demás desde el comienzo: la de información.

CON LOS DEBERES HECHOS

La fase central de la preparación de una entrevista es la búsqueda de información. Contrariamente a una idea muy extendida, los candidatos suelen centrar sus esfuerzos en el estudio de técnicas de elocuencia e incluso persuasión. En muchos casos es más útil una sencilla tarea: acumular datos generales y específicos sobre la entidad en la que se pretende ingresar: origen, historia, líneas de trabajo, últimos éxitos. En la mayoría de las ocasiones navegar por páginas web, tanto las oficiales de las empresas como buscadores generales de noticias o medios de comunicación puede ser suficiente.

La información económica sobre la entidad que podamos obtener puede resultar relevante a la hora de negociar retribuciones. La ventaja de ir "con los deberes hechos" es notable, y puede causar muy positiva impresión siempre que no abusemos de las referencias a datos excesivamente privados de la empresa, que podrían ser asociados a inconveniente y a autosuficiencia. 

Debe acudirse a cualquier entrevista laboral con apoyo documental actualizado; es muy probable que desde el momento en que se hizo llegar a la empresa hasta que el aspirante fue convocado hayan cambiado algunas circunstancias: podrán incorporarse algunos cursos de formación especializada u otros datos que subrayen experiencia o formación relacionada directamente con la empresa. Protocolariamente, se aconseja llevarlo en el interior de una carpeta opaca que se habrá depositado con naturalidad sobre la mesa antes de comenzar. Contrariamente a una idea muy extendida, no se aconseja comenzar la conversación en estas reuniones poniendo sobre la mesa el Cv, pero si el interlocutor lo menciona debe indicarse que se dispone de uno actualizado. Será entonces cuando el candidato lo entregue. 

 

¿Y EL ATUENDO?

El atuendo del candidato es la primera información visual que el profesional del Dpto. de gestión de RRHH, recibe nada más comenzar el encuentro. Constituye un valioso mensaje de comunicación no verbal y conforma el soporte de otros, por lo que merece la pena un cierto detenimiento sobre su preparación. La imagen exterior, que no ha de confundirse con las características físicas o la adaptación a determinados cánones de belleza o moda, determina por ejemplo la capacidad de adaptación del aspirante al entorno de la empresa, a su cultura corporativa y, más concretamente a su nivel profesional.

 

Como criterio general es aconsejable emplear en la entrevista, el atuendo con el que se piensa que se debería acudir diariamente, en circunstancias normales, al trabajo. Es común atender a unos principios generales que aconsejan pensar, por ejemplo que un creativo publicitario de una agencia en la cresta de la ola suele ir de sport, mientras que el director de Relaciones Públicas de un hotel deberá ir con traje y corbata. Tampoco debe desatenderse un pequeño repaso por nociones generales de psicología del color en el vestuario.

                                                                                                       

EL DESARROLLO DE LA CONVERSACION

Como criterio general para el encuentro, en materia de protocolo y Relaciones Públicas el candidato deberá dejar siempre que su interlocutor conduzca la reunión. Desde su comienzo. Es lógico combinar la comunicación oral con la no verbal. En general, se aconseja contestar a las cuestiones, que sean planteadas de forma directa, concreta, evitando rodeos y sin eufemismos. Muchos aspirantes interpretan los silencios del interlocutor como objeciones a lo que se acaba de exponer. Es erróneo. A partir de un determinado número de preguntas, las pausas suponen invitaciones a ampliar contenidos, proponer cuestiones o realizar comentarios.

  

Es el momento adecuado para subrayar un dato o mostrar, de forma moderada, nuestro conocimiento de la empresa o el sector. Incluso podría adelantarse alguna idea novedosa o inicio, dentro de lo razonable, de lo que podríamos aportar profesionalmente a la empresa, siempre dando a entender muy sutilmente que en el futuro tendremos ocasión de ampliarla. 

Aunque hoy en día las técnicas de Selección de Personal hayan evolucionado no significa que se haya renunciado a una eventual batería de cuestiones estándar en este tipo de reuniones: ¿ por qué quiere abandonar su actual puesto de trabajo? ¿a qué se deben sus continuos cambios de empresa? ¿ cuáles son sus aspiraciones profesionales a largo plazo? ¿ cuál es su disponibilidad para viajar?

                                                                                                               

Es frecuente que nuestro interlocutor se centre aparentemente en un dato concreto del Cv; no debemos identificar esta actitud con dudas sobre su veracidad, sino como vía recurrente de conversación. No necesariamente el dato al que hace referencia es clave en su futuro informe o decisión. La insistencia quizá sea una forma de comprobar si el candidato argumenta y expone coherentemente sus ideas.

Aquél candidato a una responsabilidad profesional que se haya preparado bien el encuentro no se limitará en absoluto a pronunciar un monólogo repitiendo los datos que ya recoge el documento que posee su interlocutor. Se trata de un error frecuente, al igual que proceder a realizar contrapropuestas de manera instantánea, pues supone comenzar a proyectar una imagen de autodefensa: la consecuencia directa es proyectar en el ambiente la sensación de que se ha producido....un ataque.

 

Algo distinto es que se repita un concepto o afirmación escuchada, con el doble fín de reafirmarlo verbalmente (una reformulación en términos de escucha activa), en acuerdo o desacuerdo, o adquirir interiormente una posición de seguridad ante la cuestión. Precisamente el miedo a mostrar una objeción es, frecuentemente motivo de bloqueo. 

Para ello podemos acudir, nada más y nada menos, a los recursos que nos ofrece el protocolo diplomático. Como es sabido el adverbio no es la última palabra en el diccionario de la biblioteca de cualquier embajada. Antes de mostrar, por ejemplo, los claros inconvenientes del salario que se propone, deben mostrarse un buen elenco de razones, y luego expresar el desacuerdo. En realidad, todo candidato lleva a cabo una negociación.

Lo importante es, de nuevo, tomar del protocolo y las buenas maneras técnicas útiles: escuchar activamente, concentrándose en el mensaje que transmite el interlocutor, en su punto de vista. A partir de ahí, mostrar proactivamente nuestra opinión, una posición propia en la que tienen perfecta cabida expresiones como "sin embargo", o "no obstante", sin vacilar, pero sin insistir, de forma clara y directa. En pocas ocasiones como ésta podremos ejercitar protocolo y asertividad, es decir, la capacidad de decir no sin ser agresivo.

 

No olvidemos la comunicación no verbal: desviar la mirada, o mirar de arriba a abajo a nuestro interlocutor será interpretado muy posiblemente como un estilo pasivo o, lo que es peor, agresivo. La falta de movimiento, una posición rígida, la postura encogida o una sonrisa forzada es propia de un estilo sumiso que nunca beneficia a un candidato.