PROCESO DE DEFINICIÓN DE EXIGENCIAS Y NECESIDADES DE FORMACIÓN
LOS ESTUDIOS DE NECESIDADES DE FORMACION EN LA EMPRESA
El conjunto de las descripciones de los puestos- tipo en la que se especificarán sus objetivos, funciones, tareas, exigencias, responsabilidades y condiciones de trabajo, se recogen en el Manual de Funciones de la empresa; entendiéndose por puesto-tipo, aquel que incluye a los puestos de trabajo que son suficientemente similares entre sí como para justificar el incluírlos en una misma descripción.
He intentado resumir en este post, lo que vendría a ser una enciclopedia, me he centrado en :
- Identificar las necesidades estratégicas y las necesidades inmediatas de formación en la organización.
El hecho de definir las metas de la función de formación es el final de un largo proceso que, comienza con la determinación de los objetivos y planes estratégicos de la organización.
Los objetivos de la función de formación son las competencias que se deberán adquirir, desarrollar, inhibir y/o activar, a través de las acciones formativas y en unos plazos determinados para que la organización pueda conseguir sus objetivos en los momentos previstos.
Para ello, será preciso analizar y definir las necesidades de formación presente y futura que tienen o tendrán los trabajadores de la empresa en relación a las exigencias que plantea el desempeño correcto de sus puestos de trabajo.
Los puestos de trabajo para una buena adaptación a las necesidades de la organización, al contrario de lo que ocurría hace algunos años, cambian rápidamente, esto supone que también se modifiquen las competencias o el nivel exigido de las mismas que deberán reunir sus ocupantes.
Además, habrá puestos de trabajo que desaparecerán, esto exigirá que las personas que en un momento dado los están desempeñando cambien de puesto (todo mejor que el despido), para esto, será preciso desarrollar acciones de reciclaje que faciliten al individuo un correcto desempeño de su nuevo puesto de trabajo.
Por lo cual, en toda organización hay que diferenciar dos tipos de necesidades de formación:
** Necesidades inmediatas de formación, que son las necesidades que actualmente están presentes en la organización y que se derivan de problemas de rendimiento, seguridad y/o satisfacción. Estas necesidades exigen un tratamiento a corto plazo.
**Necesidades estratégicas de formación. Son las que se derivan de los objetivos y planes estratégicos de la empresa, y se producen por los cambios que se van a introducir en los puestos de trabajo y de los planes previstos para los empleados. Estas necesitan un tratamiento, fundamentalmente a medio y largo plazo
El proceso de diagnósticos o definición de necesidades de formación tiene dos fases claramente diferenciadas:
1. Determinar las exigencias, en cuanto a competencias, que plantean en la actualidad los diferentes puestos de trabajo y cuáles son las que requerirán en un futuro.
2. Determinar los perfiles de competencias de los empleados, obtenidos a partir de las evaluaciones del personal (rendimiento y potencial)
Lo que debe quedar claro es que las necesidades de formación se determinan comparando las exigencias o requerimientos que plantean los puestos en un momento determinado con las competencias de los empleados. Sería la diferencia o el target que existe en el puesto requiere y lo que el trabajador posee
El proceso de definición de exigencias de formación está compuesto por dos fases:
** Elaboración de las descripciones de los puestos de trabajo
** Elaboración de los perfiles de exigencias de los puestos de trabajo
Para conocer el contenido de los puestos de trabajo se recurre a las técnicas de Análisis de Puestos, las cuales permiten obtener información sobre:
- Qué se hace en cada puesto de trabajo
- Por qué se hace
- Cómo se hace
- En qué condiciones se realiza
- Con qué exigencias o especificaciones
El conjunto de las descripciones de los puestos- tipo en la que se especificarán sus objetivos, funciones, tareas, exigencias, responsabilidades y condiciones de trabajo, se recogen en el Manual de Funciones de la empresa; entendiéndose por puesto-tipo, aquel que incluye a los puestos de trabajo que son suficientemente similares entre sí como para justificar el incluírlos en una misma descripción.
No confundir el manual de funciones con el catálogo de empleos de la organización. Así, mientras el manual de funciones incluirá las funciones requeridas al contenido de cada uno de los puestos-tipo existentes en la organización, el catálogo de empleos se refiere al número de puestos de trabajo incluídos en cada unidad funcional.
Las informaciones que más habitualmente, y de forma general, se recogen en las descripciones de los puestos son:
- Objetivo general del puesto
- Objetivos operativos
- Criterios de evaluación del rendimiento
- Organigrama
- Areas de actividad
- Nivel de autonomía
La informaciones incluídas en la descripción del puesto, informa al ocupante del puesto, y a toda la empresa, de cuáles son sus objetivos, áreas de actividad y responsabilidades. A partir de esta descripción es posible elaborar el perfil de exigencias del puesto.
Es importante recalcar que la organización deberá disponer de un manual de funciones actual como de los previsionales, que se habrán elaborado en función de cómo se prevé que evolucionarán los puestos de trabajo de la organización, a partir de los objetivos y planes estratégicos empresariales.
¿Cómo se determinan los perfiles de competencias de los trabajadores?
Se obtienen a partir de las evaluaciones del personal:
** Evaluación del rendimiento. Proporcionaran información sobre la eficacia y eficiencia del trabajador en su puesto de trabajo.
** Evaluación del Potencial, informa sobre las posibilidades de desarrollo que puede tener el empleado.
A partir de la comparación del perfil de exigencias del puesto y del perfil de competencias de los trabajadores, se identifican las necesidades de formación existentes actuales y previsionales.
El proceso descrito es el que se debería seguir si queremos que la formación que se imparta en la organización sea de calidad, contribuyendo a la mejora de la eficacia, seguridad y satisfacción de los empleados, y por tanto a la consecución de los objetivos empresariales, ya que permite determinar y prever a corto, medio y largo plazo, las necesidades de formación de la plantilla.
¿Cómo se determinan los perfiles de competencias de los trabajadores?
Se obtienen a partir de las evaluaciones del personal:
** Evaluación del rendimiento. Proporcionaran información sobre la eficacia y eficiencia del trabajador en su puesto de trabajo.
** Evaluación del Potencial, informa sobre las posibilidades de desarrollo que puede tener el empleado.
A partir de la comparación del perfil de exigencias del puesto y del perfil de competencias de los trabajadores, se identifican las necesidades de formación existentes actuales y previsionales.
El proceso descrito es el que se debería seguir si queremos que la formación que se imparta en la organización sea de calidad, contribuyendo a la mejora de la eficacia, seguridad y satisfacción de los empleados, y por tanto a la consecución de los objetivos empresariales, ya que permite determinar y prever a corto, medio y largo plazo, las necesidades de formación de la plantilla.
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