PUESTA EN MARCHA DE UN PROYECTO DIGITAL EN LA EMPRESA

PROYECTO DIGITAL EMPRESARIAL

Plan de Comunicación

Antes de iniciar cualquier proyecto digital, o bien si fuera de otro tipo, lo más adecuado es poner en marcha un "Plan de Comunicación Interna", cuyo primer objetivo es comunicar a los trabajadores el lanzamiento del Proyecto Marco para permitir que la organización vaya conociendo cuáles son las acciones que se van a poner en marcha, qué se espera de ellos y cuál es el grado de éxito que esperamos, esta acción motivará a las personas a tener una percepción positiva de nuestras intenciones..que no son otras que poner en marcha un proyecto de digitalización en algún área de la empresa.

 

Les explicaremos que hemos estudiado de antemano el punto de partida para empezar a andar y hacia dónde queremos ir, que sabemos con qué pilares de la organización vamos a movernos y podemos poner en marcha los distintos proyectos (en caso de que sean varios). Ejemplos de implantaciones:

• Creación de una web de la empresa
• Creación de un portal de compras 
• Gestión de seguridad informática
• Creación de una red local
• Puesta en marcha de un proyecto de e-learning.....

  

Una vez llegados a este momento es importante que el edificio no se desequilibre, para que esto no ocurra debemos ir avanzando de forma más o menos simultánea en proyectos alrededor de cada uno de los diferentes pilares. No es conveniente, avanzar solamente en proyectos alrededor de uno, ya que normalmamente unos y otros proyectos o acciones tienen áreas de interdependencia. 

 Por ej: podemos avanzar en el desarrollo de Internet hacia el B2B pero, en función del punto de partida puede ser que antes de desarrollar el proyecto de dar acceso al cliente a la información haya que desarrollar otros proyectos en el área del ERP para que toda la información esté disponible de forma suficientemente depurada como para traspasarla a la red. 

 

En la práctica los proyectos no se definen en una fase inicial sino que se van definiendo y priorizando a medida que vamos avanzando en la realización de los proyectos o acciones anteriores o parten de requerimientos de la situación concreta que atraviesa la empresa. 

Para la puesta en marcha de cada uno de los proyectos existen una serie de factores a tener en cuenta:

A) OBJETIVOS: Definir los objetivos concretos del proyecto concreto. Analizar como encaja ese proyecto en nuestra estrategia digital, si el momento de realizarlo es el adecuado, si es necesario hacer algo antes o no (por ej: no podemos lanzar un proyecto B2B si todavía no disponemos de una web, si ese proyecto es condición indispensable para proyectos futuro (por ejemplo, proyectar una página web para, en el futuro, crear el B2B).

 

Siempre que sea posible debemos cuantificar los objetivos a lograr, marcar el período de consecución de los mismos, determinar la forma de medición, su evolución y definir quién o quienes son los responsables del proyecto y del logro de los objetivos ( por ejemplo que antes de seis meses el 90% de las transacciones bancarias se realicen a través de internet, el responsable del proyecto será del Director de Sistemas y el de los resultados el Director Financiero. 

Al fijar los objetivos hay que ser prudentes, no cegarse por la ambición de lo que se puede hacer. Objetivos claros, concretos, alcanzables y que dejen la puerta abierta a mayores logros en un futuro, son garantía de éxito y menor coste. 

B) ESTUDIO ECONÓMICO DEL PROYECTO. Cuanto va a costar, qué plazo va a ser el necesario para llevarlo a cabo y cuál va a ser el retorno de esa inversión.

Debemos plantearnos en este punto lo que vamos a lograr, no sólo de mejora de TIC, sino de retorno, es decir ¿vamos a eliminar el trabajo de alguna persona? ¿vamos a mejorar la información a la red de ventas y eliminar envíos de papel? ¿vamos a reducir el tiempo destinado a gestionar transacciones bancarias?. Es conveniente definir:

**Identificar los costes del proyecto de una manera sistemática (desde los costes puramente externos a los costes internos, de licencias o de cualquier tipo)

**Identificar los costes recurrentes que en los próximos años tendrá el mantenimiento del sistema

**Los ahorros esperados por la puesta en marcha del proyecto, en qué area se van a producir y con qué importe

**La forma en la que ese proyecto va a ser financiado

**El posible acceso a subvenciones de las instituciones

**Otros aspectos relevantes en cada uso 

                               

El disponer de un modelo estándar de análisis económico nos ayudará a tener siempre presente cuál es el importe global de inversión que hemos realizado en el proyecto de digitalización, en qué proyectos y cuáles son los ahorros esperados. También nos permitirá analizar "a posteriori" si, desde el punto de vista económico los ahorros obtenidos, responden a las expectativas planteadas al realizar las inversiones.  

 

C) ANÁLISIS FUNCIONAL : El análisis funcional de un proyecto persigue determinar como se va a desarrollar en la práctica el mismo; es un mix entre los objetivos y la tecnología, por lo que es importante tener presente cuáles son los objetivos y requisitos concretos del proyecto concreto.

Por ejemplo si el proyecto a poner en marcha es necesario para realizar otro en el futuro, deberá ser luego utilizable para ese segundo por lo que es conveniente tenerlo presente. El término no alude sólo a "cosas de técnicos" ya que en el fondo no deja de ser el libro de las especificaciones sobre lo que vamos a hacer con ese proyecto.

 

Un buen análisis funcional nos permitirá determinar si es posible el acercarnos a los objetivos marcados para el proyecto, a lo que debemos renunciar o qué cosas adicionales podemos lograr; es la piedra sobre la que trabajarán los informáticos por lo que es un punto crítico de una buena reformulación del mismo y una intensa participación de todos los responsables de todos los responsables afectados por el proyecto en su definición, revisión y aceptación.

D) DESARROLLO: Unos objetivos claros y un análisis funcional correcto permitirán obtener un plan de desarrollo del proyecto. Este plan de desarrollo puede seguirse de una forma muy sencilla, con herramientas de gestión de proyecto o sin ellas, en función de la complejidad, pero es importante que se siga la evolución del mismo y se controlen las eventuales desviaciones, sus razones y las medidas correctoras a introducir.

                                                                                                                              

E) SEGUIMIENTO: Del objetivo a la realidad. El seguimiento de la implantación del proyecto no busca solo asegurar que la implantación se realiza conforme al planning marcado en el desarrollo del proyecto, busca también corregir o reorientar acciones si fuera necesario, así como vigilar que los objetivos marcados se convierten en palpables, busca, en definitiva que el proyecta tenga el éxito esperado, tanto desde el punto de vista tecnico como desde el punto de vista de ahorro de costes y responda en plazos, importes y resultados a los objetivos definidos.

                                                                                                                      

La  creación  de un" Comité de Dirección del Programa Digital " es una sugerencia interesante. Este comité velará porque no se pierda el entusiasmo inicial del proyecto, será el encargado de validar que los proyectos definidos encajen en la estrategia de la empresa y que su coste económico entren dentro de los límites aceptables para cada caso.

Igualmente, es recomendable asignar un responsable al mismo, que no tiene por qué ser necesariamente del área TIC, lo más propiado sería que fuese el "propietario del proceso" que se va a digitalizar, si la empresa se gestiona por procesos, ya que es quien mejor conoce los objetivos perseguidos y quién más fácilmente puede garantizar el logro de los ahorros esperados. Por ejemplo, si se pone en marcha un proyecto de Marketing Digital el responsable del proyecto sería el responsable de Marketing.

Para la realización de los diferentes proyectos, lo más habitual es recurrir a los recursos internos (Dpto. de Sistemas) con el apoyo de consultoras externas. Para cada uno de los proyectos analizaremos las diferentes alternativas y definiremos la consultora programadora más adecuada.

La experiencia marca que, al final, lo más práctico es trabajar con un número limitado de tres o cuatro empresas consultoras especializadas, cada una en una serie de áreas de la empresa. De esta forma trabajaremos con una consultoría para áreas de Internet que probablemente será diferente de la que utilizaremos para digitalizar procesos contables.

LA CREACIÓN DE UN PROGRAMA MARCO CON UNOS PILARES DE DESARROLLO Y LA IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS CONCRETOS, CORTOS, ASUMIBLES Y ASIMILABLES ES LA BASE DE LA METODOLOGÍA DE LA DIGITALIZACIÓN. UN SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS LOGRARÁ QUE SE MATERIALICEN  LOS RESULTADOS.