ANALISIS DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

NECESIDADES DE FORMACIÓN

Definición de los objetivos de Formación

Las competencias que se deberán adquirir, desarrollar, inhibir y/o activar, a través de las acciones formativas y en unos plazos determinados, para que la organización pueda conseguir sus objetvos en el momento preciso.

Para ello, será preciso analizar y definir las Necesidades de Formación presentes y futuras que tienen o tendrán los trabajadores de la empresa en relación a las exigencias que plantea el desempeño correcto de sus puestos de trabajo.

Los puestos de trabajo para adaptarse a las necesidades de la organización y, al contrario de lo que ocurría hace años, cambian rápidamente. Esto supone que también se modifiquen las competencias o el nivel exigido de las mismas que deberán reunir sus ocupantes.

Por tanto para que la organización pueda disponer en todo momento de las competencias precisas en el momento y lugar oportunos, para alcanzar sus objetivos, los responsable de formación deberán diseñar acciones que faciliten esta adaptación al cambio.

 

Además habrá puestos que desaparecerán, eso exigirá que las personas que en un momento dado los están desempeñando, cambien de puesto (mejor opción que el despido), para esto, será preciso desarrollar acciones de reciclaje que faciliten al individuo un correcto desempeño de su nuevo puesto de trabajo.

En toda organización hay que diferenciar dos tipos de Necesidades de Formación:

• Necesidades Inmediatas de Formación. Las cuales se corresponden a las necesidades que actualmente están presentes en la organización y que se derivan de problemas de rendimiento, seguridad y/o satisfacción, Este tipo de necesidades exigen un tratamiento a corto plazo. 

• Necesidades Estratégicas de Formación. Son las que se derivan de los objetivos y Planes Estratégicos de la empresa, y se producen por los cambios que se van a introducir en los puestos de trabajo y de los Planes de Carrera previstos para los empleados. Este tipo de necesidades requerirán un tratamiento, fundamentalmente a medio y largo plazo.       

Si realmente se quiere ser eficaz y eficiente habrá que atender a los dos tipos de Necesidades. El proceso de diagnóstico o definición de necesidades de formación tiene dos fases claramente diferenciadas:

1) Determinar las exigencias en cuanto a competencias, que plantean en la actualia los diferentes puestos de trabajo y cuáles son las que requerirán en un futuro.

2) Determinar los perfiles de competencias de los empleados, obtenidos a partir de las evaluaciones del personal (rendimiento y potencial)

Realmente es muy simple: Las necesidades de formación se determinan comparando las exigencias o requerimientos que plantean los puestos en un momento determinado, con las competencias de los empleados. Sería la diferencia que existe entre lo que el puesto requiere y lo que el trabajador posee.

Pero no lo es tanto.

QUE SON LAS EXIGENCIAS DE FORMACIÓN

El primer paso, sería conocer las exigencias de formación que presentan los distintos puestos de trabajo de la organización.

El proceso de definición de exigencias de formación está compuesto por dos fases:

• Elaboración de las descripciones de los puestos de trabajo
• Elaboración de los perfiles de exigencias de los puestos de trabajo.

Elaboración de las descripciones de los puestos de trabajo 

El puesto de trabajo es el nexo de unión entre la organización y el empleado; cuando una persona se incorpora a una empresa, sus funciones, tareas, responsabilides y condiciones de trabajo van a estar determinadas por el puesto de trabajo que ocupe en la organización  

Concretando:

• Las actividades que el ocupante del puesto deberá llevar a cabo para contrinuír a la consecución de los onjetivos empresariales
• El contexto social en el que se va a mover el trabajador para poder realizar eficazmente sus funciones
• El salario que percibirá la persona, en función del valor que tenga el puesto para la organización.
• Las ventajas sociales que tendrá la pesona por desempeñar un puesto determinado dentro de la organización.
• El status, tanto intra como extraorganizacional que va a tener el ocupante del puesto.
• Las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para el correcto desempeño de las actividades encomendadas                                

Se recurre a las técnicas de Análisis de Puestos, las cuales permiten informaciones sobre:

• Qué se hace en cada puesto de trabajo
• Por qué se hace
• Cómo se hace
• En qué condiciones se realiza
• Con qué exigencias o especificaciones

Generalmente, esta información queda documentada y de forma sistemática en lo que se denomina Descripción del puesto de trabajo.

No confundir el manual de funciones con el Catálogo de Empleos de la organización, ya que éste último se refiere al número de puestos- tipo existente (puestos con funciones similares, funciones, tareas, responsabiliades y condiciones de trabajo). El Catálogo de empleos refleja la plantilla teórica de la organización que necesitaría para alcanzar sus objetivos, aunque habrá momentos en que todos los puestos, por diferentes motivos, no están cubiertos.

Del Manual de Funciones se obtendrá información cualitativa con respecto a las exigencias de formación que plantea a sus ocupantes y del Catálogo de Empleos, el número de personas que deben requerir los requisitos marcados por el puesto.. 

PROCESO DE ANÁLISIS DE NECESIDADES DE FORMACIÓN 

Aunque un Análisis de Necesidades de Formación tiene siempre como objetivo conocer las eistentes en un momento dado, es preciso saber:

• Si sólo se desean conocer las existentes en un área concreta (por ej: las derivadas de la implantación de un Sistema de Gestión del Conocimiento de la Empresa)
• Si las que se pretenen conocer se refieren a una Dirección o Departamento de la empresa (por ej; en la Dirección Comercial de la organización)
• Si son la que presenta un grupo profesional de la empresa (por ej: los técnicos) 

Si no se definen correctamente los objetivos del análisis, se corre el riesgo descubrir al final del estudio:

• Que no se han recogido todas las informaciones necesarias
• Que se ha realizado un esfuerzo excesivo para obtener informaciones innecesarias
• Que se han recogido informaciones necesarias, pero con un contenido inadecuado                  

FUENTES DE INFORMACION

Cuando tenemos que seleccionar a las personas a las que se recurrirá para que faciliten la información necesaria para definir las Necesidades de Formación, nos preguntaremos:

• ¿Quién conoce mejor la situación?
• ¿Quién desea participar?
• ¿Quién tendría buenas sugerencias que aportar?
• ¿Quién puede facilitar información objetiva?

Cuando es la primera vez que se lleva a cabo una Anális de Detección de Necesidades en la empresa, es conveniente que la muestra sea lo más amplia posible.

¿QUÉ METODO DE RECOGIA DE DATOS UTILIZAREMOS?

No existe uno mejor que otro, el mejor es el que proporciona la información que se desea.

Los más utilizados son:

• Cuestionario (Estructurado, abierto o mixto)
• Entrevista Individual o grupal (Las informaciones se recogen a través de entrevistas ya sea al ocupante del puesto, a su mando superior y suele ser semiestructurada. En las grupales, se reúne a un grupo de expertos para que proporcionen información; es conveniente que sean del mismo nivel jerárquico)
• Evaluación 360º ( Consiste en pedir al ocupante del puesto, a su superior inmediato, colaboradores, compañeros, clientes y/o proveedores que den sus opiniones, siempre basadas en comportamientos observables y no contaminadas. Es un método que tiene una gran ventaja ya que permite obtener informaciones cruzadas y suministradas por varias fuentes)
• Observación ( Consiste en observar las actividades que realiza el ocupante del puesto en el mismo lugar y momento en que se desarrollan)                                 

 

En los últimos años se ha extendido el uso de la técnica del Cliente Misterioso, que consiste en que una persona se hace pasar por un cliente con el fín de evaluar el comportamiento habitual del trabajador cuano desempeña la función de atención al cliente, evitando de esta forma los inconvenientes de que el trabajador no se comporte normalmente al saber que está sendo observado. Es una técnica para detectar Necesidades de Formación y no para Evaluar el Rendimiento.


Una vez realizada la recogida de datos, se analizarán los resultados y se elaborará una Matriz de Necesidades de Formación, que sería el resultado de los resultados obtenidos con el Análisis y se puede estructurar de distintas maneras:

• Para la empresa en total
• Para cada área formativa 

INFORMAR A LA ORGANIZACIÓN 

Es imprescindible, para evitar recelos y malentendidos innecesarios que se realice una Campaña de Información, donde se exponga claramente qué es lo que se va a hacer y para qué se van a utilizar las informaciones que se van a recoger.

Normalmente esta información la difunden:

• Mandos y Directivos
• Representantes Legales de los trabajadores

ya que ambos van a actuar como 

• Canalizadores de información (A través del Plan de Comunicación de la empresa, intranets, portales del empleao, etc.) 
• Motivadores para facilitar la colaboración de los empleados
• Fuentes de información de los técnicos que lleven a cabo el proyecto 

Como conclusión, a este post tan largo, realizado con esta extensión con intencionalidad: la intención de que antes de cuaquier diseño de Plan de Formación, es imprescincible y a veces se obvia que exista esta fase.

También intento transmitir que entre todos los intermediarios que, al final van a participar en que se lleve a cabo el Plan de Formación ( empresa, Entidad Organizanizativa, que a su vez es parte contratante), sería cuestión de Calidad que este primer paso, antes de diseñar el Plan de Formación lo realizara cualquiera de las partes implicadas. A mi forma de ser, tendría que ser la misma empresa o la Entidad Organizadora. Yo realicé este trabajo y es muy retador, ya que cada empresa tiene su forma de funcionar y tú como técnico debes elegir el método más adecuado de recogida de datos. Pero si te encuentras un Directivo o un Director/a de Recursos Humanos dispuesto a colaborar, unos mandos intermedios que entienden la necesidad de que losque están a su cargo es un equipo bien formado (incluyéndose a sí mismo), esta primera e importante fase nos ayudará a que el resto del Plan de Formación se ejecute en un buen ambiente y con el consenso de todos.

Estos resultados deben ser conocidos en cadena, hasta llegar al docente de la acción, lo cual significa que "coordinación" debería ser la palabra más usada para el éxito de las acciones formativas desde el inicio del proceso.