Diez pasos para una comunicación bien definida

   Una comunicación bien definida y efectiva es hoy más importante que nunca aunque estemos en un momento en el que la mayoría de directivos afirman que la comunicación empresarial se está deteriorando.

  ¿Qué deberían hacer los directivos y líderes?:Dejar de hacer suposiciones equivocadas sobre como funcionan las comunicaciones; adoptar un enfoque estratégico y largo plazo en lo que respecta a la comunicación diaria: tratar cada comunicación como una campaña estratégica.

   ¿CUALES SON ESAS SUPOSICIONES ERRÓNEAS?

   MITO Nº1: LAS PALABRAS CONTENEN SIGNIFICADOS

La idea de que las palabras "contienen" un significado fijo es errónea: son las personas las que atribuyen significado a las palabras. El 80% de los directivos afirman que se esfuerzan por lograr que sus  mensajes fueran técnicamente precisos, exactos y sinceros. Sin embargo ¿por qué se fallan? Porque los expertos conocen normalmente los significados generalmente aceptados de las palabras que utilizan. Sin embargo, los demás no comparten tales significados. Al decir un significado un directivo puede pensar en manzanas y un trabajador al escucharle puede pensar en peras. Hay que lograr que todos piensen en lo mismo acerca del contenido de los significados que el directivo quiere expresar.

MITO Nº2: INFORMACIÓN = COMUNICACIÓN

La información son datos, hechos y "business intelligence. La comunicación tiene lugar cuando un directivo transmite información, una idea o sentimientos a otra persona o a un grupo de personas. Esto es posible medirlo según la similitud entre el mensaje emitido y el mensaje recibido.

MITO Nº3: LA COMUNICACIÓN ES UN PRODUCTO QUE UNO PUEDE CONTROLAR:

La comunicación no es un bien físico ni un producto, como el correo electrónico, un sitio web o un folleto. Hay veces que una comunicación empresarial ben planificada y ejecutada se convierte en desordenada, caótica y compleja. Todo lo que uno hace y dice envía un mensaje: su expresión facial, su forma de andar, la decoración de su despacho, su corbata. Es imposible no comunicar. Es el receptor el que comunica, tenga cuidado !sus mensajes tienen vida propia¡

MITO Nº4: LOS BUENOS ORADORES SON BUENOS COMUNICADORES:

Este fenómeno ocurre porque los buenos oradores "actúan". No escuchan "las palabras les entran por un oído y les sale por el otro". Están más preocupados de por u propia actuación y les consume su propio "ego". Intentan impresionar al público con deslumbrantes mensajes, en lugar de escuchar y atraer. Los comunicadores efectivos escuchan al público. Eligen el canal adecuado, redactan el mensaje de acuerdo al contexto y expresan sus pensamientos de forma clara y concisa en un lenguaje que el público entiende

MITO Nº5: LAS EMOCIONES NO TIENEN CABIDA EN EL MUNDO EMPRESARIAL

El 93% de los directivos prefiere la comunicación que apela a las emociones, con la narración de relatos, el blogging o el podcasting. En u opinión, la emoción eleva la conversación o la comunicación hasta un grado más alto de participación. "Las historias reales, que involucran las emociones de las personas y el poder de visualización, emocionan a las personas. La gente está más predispuesta a sentir más por las personas o por otros seres vivos que las abstracciones.

Ahora que hemos desterrado los mitos ¿qué nos queda de realidad?

Bueno, vamos a hacer un listado con

SEIS PASOS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN

1. Hacer balance de nuestra situación actual. Puedes hacer un DAFO.
2. Prestar atención a su público. Sus colaboradores quieren claridad con respecto al curso de acción que usted recomienda. Exigen un apoyo totalmente convincente o atractivo, tanto si éste adopta la forma de argumento poderoso o de una historia memorable.
3. Expresar sus objetivos. Pregúntese cuál es su objetivo principal, qué resultados quiere provocar.
4. Gestione sus mensajes. Hay que estar preparado para transmitir los mensajes de forma inmediata, en cualquier momento y en cualquier entorno profesional. Hay 5 grupos de mensajes clave: Cultura corporativa, Jerarquía y estructura organizacional, gestión del tiempo, el sentido de su trabajo.
5. Ganar credibilidad: Tres trabajos duros para lograr coherencia: Mensajes no verbales,la creación de una línea argumental (storylinig) y la elaboración de un guión visual (satoryboarding)
6. Buscar la sorpresa. Tiene que crear mensajes sobre el material para que se fijen en la mente de las personas. Para buscar esa fijación, es posible que necesite un hecho sorprendente, una estádística dinámica, una historia que motive o un símbolo y una metáfora poderosa

RESUMEN EFECTIVO

1. Flujo lógico
2. Fácil de comprender y de segui
3. Sencilla y concreta
4. Algo personal con lo que el público pueda identificarse
5. Estructura y agendas claras
6. Enfoque descendente: mensaje principal en primer lugar
7. Interesante, sorprendente e inesperada
8. Recomendaciones o un agenda de medidas claras
9. Datos o argumentos de apoyo fiables y creíbles