COSTES DE LA REALIZACIÓN DE LA ACCIÓN FORMATIVA

COSTES DE LA REALIZACIÓN DE UNA ACCIÓN FORMATIVA

En el post de ayer calculamos los costes de la planificación de la acción formativa, según os comenté hoy calcularemos los costes de la REALIZACIÓN EN SÍ de la acción.

Este apartado se refiere al momento en que se lleva a cabo la acción, lo que también conlleva una serie de costes que es preciso tener en cuenta. Los principales son los siguientes:

Coste de los materiales fungibles (A). En este caso, como en todos los restantes costes directos, sólo se incluirán los derivados de los materiales fungibles que se utilizan durante la realización de la acción que se está llevando a cabo y que, obviamente, no se habrían producido si la misma no se hubiera llevado a cabo.

Cuando durante la realización de la acción se contrata a una consultora externa, es posible que todos, o parte, de estos costes ya estén incluídos en el precio total que cobra la consultora, por lo que no será preciso repetirlos, sino incluír aquellos que no se incluyan en dicho precio.

Esos costes incluyen:

•  Manuales de todo tipo
•  Fotocopias
•  CDs, disquetes, vídeos, DVDs u otros materiales entregados a los empleados
• Hojas de respuestas de los tests y cuestionarios empleados

UN EJEMPLO PRÁCTICO

Curso: Contabilidad para no financieros

Modalidad: Teleformación

Documentación que recibirán:

- Documentación en papel cuyo coste unitario se ha estimado en 3 euros (incluída la carpeta en que se ha encuadernado)

- 1 CD, con un coste unitario, con un coste unitario de 0,40 euros

Tanto de la documentación escrita como del CD, se han hecho 22 copias (una para cada participante y dos para los archivos de Dpto. de Formación y para el formador/tutor)

- Durante la acción teleformativa, los asistentes recibirán 3 artículos fotocopiados sobre el tema del curso (con un total de 90 páginas), asímismo se guardará una fotocopia de los mismos en el archivo del Departamento y se entregará otra al formador/tutor. El precio unitario de cada fotocopia es 0,01 euros. 

   El total del coste total de los materiales fungibles ascendería a 94,6 euros

Coste de los técnicos (B). En ocasiones, en las acciones de Recursos Humanos es preciso recurrir a técnicos externos que apoyen el trabajo que se lleva a cabo, o que lleven a cabo toda la acción.

En este caso, los costes de un técnico externo serían:

• Coste por hora del técnico
• Horas de intervención del técnico

En el caso de que el técnico desglose sus costes entre intervención por un lado y, por otro, preparación y adaptación de la misma a las necesidades y características de la empresa, estos costes se incluirían en la planificación de la acción.

En el caso de que el técnico sea interno de la empresa, el proceso de los costes será igual al que se ha explicado para el personal interno que participa en la planificación; esto es:

a) Coste anual del técnico

b) Horas productivas al año del técnico

c) Coste de la hora del trabajo del técnico: c=a/b

d) Número de horas dedicadas a la realización de la acción

e) Coste del trabajo del técnico e= (c) (d)

f) Coste de la actividad no realizada por el técnico

g) Coste del técnico: trabajo del técnico más trabajo no realizado por el técnico

En ocasiones, el técnico puede recibir una compensación adicional a su sueldo, como en el caso de los formadores internos; en ese caso, es preciso incluir dicha compensación a los costes del técnico

h) Compensaciones al técnico

i)  Coste del técnico: i + h

Cuando sea preciso realizar desplazamientos, los costes de los mismos se calculan de la forma que ya se ha explicado, por lo que el coste total del técnico.

j) Coste de los desplazamientos del técnico

k) Coste total del técnico: k+j

UN EJEMPLO PRACTICO

Partimos del curso modalidad Teleformación: "Contabilidad para no financieros" modalidad Teleformación.

Horas de estudio: 40, que se distribuiran a lo largo de 20 días laborales. Al finalizarla, se llevará a cabo una sesión presencial de 5 horas de duración

El técnico del Dpto. Financiero que actuó como experto en contenidos durante la fase de diseño de la acción, dedicará tres horas a la semana, durante las cuatro semanas que dura la acción a actuar como tutor de los formandos, dentro de su horario laboral, en la sala de formación de la empresa.

Por toda su actividad como formador/tutor, cobrará además de su sueldo, una gratificación de 600 euros

CONCEPTO                                                                             IMPORTE

Coste anual del formador                                             22.650 euros
Horas Productivas al año                                               1.750 euros
Coste hora/ formador                                                    14,70 euros
Nº de horas dedicadas a la acción por el formador             17     horas
Coste de trabajo del formador                                       249,90 horas
Coste de la actividad no realizada por el formador           970.,07 euros
Coste laboral del formador                                          1,220,60 euros
Compensaciones al formador                                          600,00 euros
Coste del formador                                                   1.820,00 euros

CALCULO DE COSTES DE LOS EMPLEADOS PARTICIPANTES

Los 20 empleados que seguirán  la acción de teleformación son todos ellos técnicos de las distintas direcciones de la empresa, 5 de ellos tienen un salario bruto anual de 18.000 euros, 10 de 18.500 euros, 5 de 19.500 euros

Resumiendo.

CONCEPTO                                                                          IMPORTE

Tiempo laboral de dedicación a la acción                       25 horas

Coste/hora de los participantes                                  286 euros/hora

Coste de las horas de trabajo de los participantes       7.150 euros

Coste de la actividad no realizada                                 28.550 euros 

Coste total de los participantes                                   35.700 euros

COSTE DE LAS INSTALACIONES Y/O EQUIPOS

Este apartado es uno de los más complejos al estudiar los costes de recursos humanos. Así, nos encontramos con instalaciones y/o equipos que se comprarán para ser utilizados en una única acción (no es habitual ni lógico) y será fácil asignar su coste al apartado de costes directos de dicha acción. Por el contrario, si van a ser utilizados para diversas acciones se considerarán costes indirectos.

Otro caso es cuando determinados equipos o instalaciones se utilizan, además de para el trabajo habitual, para la acción formativa de recursos humanos. Por ej. los empleados que siguen la acción teleformativa desde su ordenador de trabajo. En este caso estos costes son directos y desglosar el gasto al igual que con los trabajadores.

En otras ocasiones, el gasto se produce por el alquiler de los conceptos anteriores

EJEMPLO PRACTICO

Los participantes en la acción utilizarán para seguir la teleformación el ordenador de su puesto de trabajo, cuya amortización se ha calculado 300 euros anuales por cada uno de ellos. Los participantes utilizarán el ordenador 40 horas cada uno para la accción teleformativa, mientras el formador lo utilizará 12 horas para realizar las tutorías vía e-mail. En este caso, el coste de utilización de instalaciones y/o equipos será:

- El coste/hora de amortización de cada ordenador será 300 euros/1.750 horas= 0,2 euros/ hora

-  El coste de utilización de los ordenadores de los participantes será: 0,2 euros/hora X 40 horas X 20 ordenadores= 160 euros

- El coste de utilización del ordenador del formador será 0,2 euros/hora X 12 horas= 2,4 euros

Por lo tanto, el coste total de utilización de los ordenadores será de 162, 40 euros y el coste de instalaciones y ordenadores el mismo.

CONCEPTO                                              IMPORTE

Amortización de equipos                      162, 40 euros

Alquiler de equipos                              xxxxxxxx

Alquiler de locales                               xxxxxxxx

Costes de la evaluación de la acción

La evaluación de cada acción conlleva una serie de costes directos que, también, se deben incluír en la misma. Lo iba a escribir en un post mañana, pero como no ocupa mucho espacio lo hago hoy y así acabamos la serie COSTES DE UNA ACCIÓN FORMATIVA

• Coste de personal (A), que pueden ser internos o externos
• Coste de los materiales fungibles (B) utilizados durante la evaluación
• Coste de consultoría (C) cuan do se contrata la evaluación a un consultor o entidad externa
• Coste de los desplazamientos si los hubiera (D)

COSTES TOTALES DE LA EVALUACION. A+B+C+D

No vamos a seguir todo el proceso ya que es similar a los anteriores conceptos, pero vamos a suponer que sale la cifra de: 696, 50 euros

TABLA RESUMEN DE LOS COSTES DIRECTOS DE UNA ACCIÓN TELEFORMATIVA

                               Planificación     Realización   Evaluación       TOTAL

Personal                3.406 euros   1.820 euros    691,50 euros  5918, 10 euro

Materiales 

fungibles                   150 euros   94, 50 euros       5.00 euros     249,60 euro

Consultoría            2.500 euros                                                   EUR   2.500 euros 

Empleados                                   35.700 euros                            35.700 euros  

Equipos/Instalaciones                                                                  162,40 euros

TOTAL                                              45.534  EUROS 

Este coste total  de la acción será el punto de partida para analizar la rentabilidad de la misma y para tomar decisiones que permitan, posteriormente, mejorar la eficiencia de la gestión de recursos humanos y su aportación de valor a la empresa