PLAN DE ACOGIDA : PROCESO CLAVE
La incorporación abre paso a la integración del individuo en el entorno de la empresa, para el que ya ha dejado de ser considerado como candidato para pasar a ser, a todos los efectos, empleado de pleno derecho y objeto de obligaciones como cualquier otro.
La importancia del proceso estriba en que por muy bien que hayamos planificado y desarrollado la Selección hasta el momento, la persona seleccionada puede decidir abandonar la empresa si percibe que lo que encuentra durante su incorporación no es lo que se esperaba o no coincide con las expectativas que le creamos durante las fases anteriores.
Desde el momento que el individuo decidió presentar su candidatura para responder a las vacantes que tratábamos de cubrir, comenzó a recibir mensajes sobre como trata la empresa a quienes en un futuro pueden convertirse en empleados. A partir de ese momento, todo es importante, nada escapa a la mirada del candidato, en el que comenzamos a generar un conjunto de expectativas sobre la organización, que se verán refrendadas o no según el trato que reciba.
El proceso en sí de selección es casi una carrera de obstáculos. Si suponemos que hemos llegado a la meta, es cuando damos paso a la incorporación del individuo en sentido estricto. Es el primer día de trabajo y el nuevo empleado espera que comience su jornada laboral; y mientras tanto, sigue observando y terminando de formar su imagen sobre la empresa.
El comienzo de la acogida está marcado por un conjunto de hitos importantes:
- La recepción del empleado cuando traspasa la puerta de acceso la primera vez
- La visión de como interactúan las otras personas que están a su alrededor
- El momento en que conoce a los que serán sus compañeros de trabajo y a su responsable, si no tuvo oportunidad de hacerlo durante la evaluación.
- Cuando toma contacto con el lugar donde estará ubicado su puesto de trabajo
- El desarrollo de la formación de acogida, donde se le informa sobre la organización en general y sobre las actividades de su puesto en particular
Podemos señalar como objetivos fundamentales del proceso los siguientes:
- Reducir al mínimo el plazo que el nuevo empleado necesita para alcanzar su nivel de productividad óptimo
- Favorecer la motivación del empleado
- Facilitar la satisfacción de las necesidades de afiliación y de las trascendentes de los individuos
- Formar en los procesos y procedimientos que deberá seguir y atender en el puesto de trabajo
LA SOCIALIZACIÓN DEL EMPLEADO
La mayor parte de nuestras experiencias tienen como referente a una organización de algún tipo. Desde nuestro nacimiento en un contexto familiar, nuestro paso por la escuela, hasta la inserción en entornos laborales, vamos perteneciendo a distintos tipos de organizaciones, formales o no formales, que van modelando como somos y creando nuestra identidad individual y social.
Este proceso de socializacion nos lleva a desempeñar distintos papeles y roles, que se transmiten a lo largo del tiempo a través de procesos de educación y formación específicamente diseñados y también informales.
Tan importantes como las acciones formales de socializacion a las que se expone el empleado, lo son las interacciones entre los distintos individuos que forman la empresa, las redes de contacto y las afinidades que se empiezan a tejer desde el momento en que el nuevo empleado pone su pie en ella por primera vez.
¿QUIENES INTERVIENEN EN LA SOCIALIZACIÓN DEL NUEVO EMPLEADO?
En el proceso de socialización organizativa interactúan un conjunto de agentes que se relacionan con el nuevo empleado, que van a terminar de configurar las impresiones que se tiene y su ajuste al nuevo entorno y van a contribuir al marketing de la función de RRHH, a través de un proceso estructurado, apoyado en soportes documentales, visuales, etc.
La propia organización a través de un área determinada, habitualmente selección y a veces con el apoyo de formación, se le van a informar sobre las normas, deberes, servicios, etc.
Normalmente se reúne a los nuevos empleados y se les transmite la información verbalmente y por escrito. Aquí es donde, habitualmente, se recurre al uso de dos productos como son:
- El manual de acogida
- Guía del empleado
Lo cierto es que muchas organizaciones, ofrecen un paquete donde se combinan ambos, que pueden estar en formato papel, CDROM o en la intranet de la empresa.
EL MANUAL DE ACOGIDA tiene un carácter más general y su propósito fundamental es dar a conocer al nuevo empleado la organización, introducirle en definitiva en el que será su lugar de trabajo. En ocasiones, este material e apoya bien en un proceso de acogida sistematizada, o en una acción formativa donde, fundamentalmente, se hace una presentación de la empresa, de su actividad, de su estructura y sus áreas funcionales. Para ello, en el caso de la acción formativa, se sigue un esquema que va de lo más general a lo más particular, hasta que el recién llegado acaba identificando la unidad a la que pertenecerá.
MODELO DE POSIBLES CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ACCIÓN FORMATIVA DE ACOGIDA
INDICE
1. La organización en 2014
- Quienes somos
- Situación actual
- Indicadores principales y cifras de negocio
- Estructura organizativa: distribución y plantilla
2. Unidad de Selección y Formación
- ¿Dónde estamos? Ubicación en la estructura organizativa
- ¿Cómo nos distribuímos geográficamente?
- Indicadores más importantes
3. Programas de Acogida (común)
- Misión
- Estrategia
- Valores y cultura: la marca
- Programa para Operativos (itinerario 1)
- Objetivo Fundamental
- Conocimientos Operativos
-Procesos de trabajo Operativos
-Tipos de puestos
-Unidad Organizativa
-Responsables
-Seguimiento
- Programa para Técnicos (itinerario 2)
-Objetivo fundamental
-Habilidades de gestión
-Unidades Organizativas
-Gestión del talento
-Entrenadores
-Seguimiento
- Resumen del enfoque y conclusiones
LA GUÍA DEL EMPLEADO
Es un documento que, además de contener alguna de las informaciones generales del Manual de Acogida para que el nuevo empleado se sitúe en la organización donde acaba de llegar, se caracteriza porque contiene estructurada toda la información útil que el trabajador puede necesitar en cualquier momento durante su relación con la empresa. En ella se define claramente que es lo que se espera de él y qué puede esperar de su relación laboral.
INDICE
INTRODUCCION
CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN
1.1. Historia
1.2. Actividad y visión de Negocio
1.3. Responsabilidad Social Corporativa
1.4. Código de conducta
CENTROS DE TRABAJO
ORGANIZACIÓN
3.1. Organigrama
3.2. Funciones de las Direcciones
INFORMACIÓN LABORAL
4.1. Jornada Laboral
4.2. Convenio Colectivo
4.3. Clasificación laboral
4.4. Negociación colectiva
4.5. Licencias y Permisos retribuídos
4.6. Excedencias
4.7. Incidencias
4.8. Vacaciones Anuales
4.9. Traslados y Desplazamientos
4.10. Movilidad Funcional
4.11. Beneficios Sociales
4.12. Contrato de trabajo
4.13. Modificación, suspensión y extinción
4.14. Salario
4.15. Anticipo sobre nómina
4.16. Control de presencia
Se facilitarán modelos
GESTION DE RECURSOS HUMANOS
5.1. Política de empleo
5.2. Selección
5.3. Incorporación
5.4. Integración
5.5. Cobertura de puestos de trabajo
5.6. Inventario de personal
5.7. Promociones
Se facilitaran modelos
SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
6.1. Seguridad Interna y Externa
6.2. Prevención de Riesgos Laborales
6.3. Comité de Seguridad y Salud Laboral
6.4. Servicio Médico/ Reconocimiento Médico
6.5. Enfermedad
6.6. Lesiones y accidente laboral
Se facilitaran modelos
CALIDAD
7.1. Política de calidad
7.2. Normativa de calidad
7.3. Procedimientos
7.4. Auditorías de calidad
Se facilitaran modelos
FORMACION Y DESARROLLO
8.1. Objetivos
8.2. Plan de Formación
8.3. Ventajas
8.4. Evaluación del desempeño
8.5. Planes de carrera y sucesión
Se facilitarán modelos
Pero la labor de la organización no es simplemente informativa, también busca la creación en el empleado de la identificación y del compromiso con ella. Para ello se vale de multitud de elementos como son la marca, el uso del plural "nosotros" en el lenguaje, la transmisión de historias que se vienen contando desde los inicios de la actividad y que aluden a fundadores, a como se superaron determinadas circunstancias especiales. etc.
Dependiendo del tamaño de la empresa, siempre se puede acomodar este patrón base a empresas de menor tamaño y actividad que se realiza. Pero para el empleado tener una buena acogida y las normas de funcionamiento claras asegura un mejor futuro a largo plazo y se evita un período de acomodación que se excede en el tiempo y por lo tanto menor productividad del nuevo empleado-
Para los interesados en ahondar en el Plan de Acogida para empresas de mayor tamaño mañana martes 8 estará publicado ampliaciones y mejoras que da valor de marca a tu empresa
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