APRENDIENDO A PENSAR EN SOLUCIONES Y TOMA DE DECISIONES

RESUMIENDO PARA LOS QUE ESTÁN SIGUIENDO ESTE APRENDIZAJE

En este momento estamos analizando los factores externos que influyen en el aprendizaje. Los internos, ya os acordais modelos de pensamiento, errores de estos modelos, sesgos que distorsionan nuestras cogniciones y ahora estamos con los factores externos a nosotros que influyen al igual que los internos. Quiero recordar también que este es un ejercicio de autoconocimiento y Desarrollo Personal para ser mejores tanto en la vida personal como profesional.

EL ESTRÉS

Estrés es la respuesta no específica del cuerpo a cualquier demanda que se ejerce sobre él. Hoy en día es común escuchar “estoy estresado”, “voy a relajarme porque tengo estrés”, “déjala, está estresada”,... Todas estas expresiones hacen referencia a una concepción NEGATIVA Y PERJUDICIAL del estrés.

Sin embargo, el estrés no sólo no tiene por qué ser perjudicial sino, por el contrario, necesario y positivo

 Veamos por qué:
1. La respuesta no específica es la clave de la definición, es decir, el esfuerzo adaptativo de nuestro organismo frente a un problema es el mismo independientemente de cuál sea  el problemaLas reacciones de estrés, por tanto, pueden ser causadas por agentes nocivos así como por sucesos placenteros como recibir una buena noticia


2. El estrés es un componente de la vida normal y, como tal no puede ser evitado. Forma parte de los procesos adaptativos tendentes a mantener las constantes vitales dentro  de los límites que posibilitan la vida de los organismos.

3. El estrés no es un fenómeno nuevo. Ha existido siempre íntimamente ligado a la evolución del ser humano y al fenómeno de la vida. Lo que sí podemos considerar relativamente nuevo es la cualidad del estrés que se ha hecho más psicológica y emocional que física.



En una situación estresante se desencadenan:

Reacciones fisiológicas: ciertos procesos que alteran nuestro sistema endocrino (metabolismo alterado), el sistema cardiovascular (hipotensión), el sistema digestivo (náuseas), las hormonas sexuales (alteraciones del ciclo menstrual) y el sistema neuromuscular (debilidad muscular).

Reacciones psicológicas o emocionales: la ansiedad. Esta respuesta se caracteriza por sentimientos de aprensión, incertidumbre o tensión. Los niveles de ansiedad pueden llegar a bloquear la actividad de una persona. Estos niveles varían en función de las diferencias individuales.

Cada individuo tiene una percepción y una interpretación distinta de los hechos, sucesos o situaciones. Por tanto, ante la misma situación cada persona tendrá una respuesta de intensidad diferente tanto en lo que se refiere a la respuesta fisiológica como emocional.



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El mismo acontecimiento puede causar diferentes niveles de estrés Una de las variables que pueden modular la respuesta ante determinadas situaciones estresantes es la sensación de controlNumerosos estudios recogen evidencia acerca de la disminución de la respuesta de estrés

LA INFLUENCIA DEL ESTRÉS EN LA TOMA DE DECISIONES (a lo que vamos)

Cuanto mayores sean los niveles de ansiedad a los que se vea sometida una persona peor será su ejecución . Este patrón, muy comprobado, sólo se cumple en los niveles altos

 En los niveles bajos de ansiedad se ha observado que se produce una mejora del rendimiento. Podríamos decir entonces que hace falta una cierta presión para alcanzar altos niveles de ejecución.


RELACION ENTRE EL ESTRES Y EL RENDIMIENTO

A medida que aumenta el nivel de estrés el rendimiento es mayor, y sólo cuando el estrés supera cierta barrera el desempeño de las  personas comienza a sufrir un deterioro importante.

Los errores se producen porque:
 Disminuye el cuidado con el que normalmente se selecciona y procesa la información.
· La necesidad de completar una tarea en un tiempo muy reducido.
· El miedo a cometer errores hace que los sujetos den mucho más valor a la información desfavorable que a la favorable.

  Finalmente, podemos decir que el análisis con estas condiciones es más superficial y, por tanto, más propenso a incluir errores. En definitiva, hay que tener en cuenta los efectos que el estrés tiene en cada uno de nosotros y los errores que podemos cometer durante la toma de decisiones.

  Recuerda: que cuando se trabaja en situaciones muy poco estresantes, el rendimiento es bajo. Sin embargo, cuando el estrés aumenta, el rendimiento aumenta hasta alcanzar su punto máximo. Si el estrés sobrepasa un nivel determinado, entonces, el rendimiento decaerá  rápidamente.


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Métodos para la solución de problemas

 Tipología de problemas:

Los problemas con los que nos enfrentamos habitualmente en la empresa tienen características diferentes y, por tanto, requieren soluciones diferenciadas para cada uno de ellos. En los siguientes puntos nos ocuparemos de las diversas tipologías de problemas y de las pautas de actuación más convenientes en cada uno de ellos:

A. Problemas con soluciones contraproducentes

Características:
Supone dar soluciones rápidas a un problema que trae como consecuencia el efecto contrario del que se pretendía obtener, es decir, un incremento en los efectos negativos

Ejemplo: Si una rueda chirría y lo solucionamos echándole agua, la rueda momentáneamente deja de chirriar,  pero más tarde emite un sonido mayor y, además con el agua contribuimos a su oxidación

Estrategias de solución
Reconocer que la solución rápida sólo alivia el síntoma.
Reducir la frecuencia de la aplicación y la cantidad de soluciones que se aplican al mismo tiempo · Retomar el problema desde la raíz 




B. Problemas de límite de crecimiento

Características: A veces cuando más nos empeñamos en superar las restricciones más agravamos sus efectos

Ejemplo: Cuando el nivel de ventas del departamento baja, nuestro esfuerzo por ganar nuevos clientes hace que rebajemos nuestros precios pero también nuestra calidad  por lo que al final el cliente termina marchándose.

Estrategias de solución
No repita lo que le dio éxito en el pasado
Si el crecimiento se ha detenido examine la situación actual comparándola con la situación en la que funcionaban exitosamente, para obtener las estrategias límites de éxito y los potenciales.

El momento ideal para compensar una situación de bajo crecimiento es en los momentos iniciales cuando todavía tenemos tiempo y recursos para maniobrar.

Busque otros motores para el crecimiento. 

Y de esta forma enumerar los tipos de problemas de su empresa, como se resolvieron sin realizar un análisis y buscando soluciones que a veces deben ser más rápidas, efectivas y productivas


Hemos puesto un par de ejemplos para primero ver como se clasifican por la tipología de los mismos , ahora pasamos al análisis propiamente dicho

 Análisis del problema
Se trata de detectar que algo no funciona o puede ser mejorado Una vez detectado el problema nos planteamos la importancia que tiene y para ello nos fijamos en:


  •  La magnitud: ¿Qué puede pasar? ¿Cuál será su alcance?
  •  La urgencia: ¿Es necesario que intervenga cuanto antes? ¿Esto puede    esperar?
  •  La tendencia: ¿Aumenta el problema o disminuye con el paso del tiempo?
  •  El factor humano: ¿A quién puede afectar la resolución del problema, cómo, cuándo y por qué?




2. Definición del problema
En esta fase se pone un nombre al problema identificado en la fase anterior.

La definición tiene que ser breve, precisa y resumir lo que ocurre en pocas palabras.

Existen dos tipos diferentes de problemas:


1. Los debidos a un fallo o defecto.
Ejemplo: Disminución de la velocidad de la impresora.
2. Los que consisten en integrar una mejora en el sistema o en la creación de algo novedoso.
Ejemplo: Cómo mejorar el funcionamiento de un programa informático?.

Para conseguir una buena definición debemos plantearnos las siguientes cuestiones:
¿Qué es lo que ocurre?, ¿Por qué ocurre?, ¿Quién sufre la anomalía?, ¿Dónde se produce la anomalía?, ¿Cuándo se empezó a notar?


3. Redefinición del problema
Redefinir un problema es tratarlo desde puntos de vista diferentes, así podemos empezar a buscar los caminos que conducen a la solución
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Métodos para la redefinición del problema:

1. Orientación por objetivos. Al plantearnos la Redefinición de un problema a través de éste método debemos definir:

  •  ¿Cuáles son los objetivos de la situación?
  •  ¿Qué límites tiene para mí?
  •  ¿Qué me impide solucionarlo?

De este modo conseguimos diferenciar claramente problemas de apariencia
similar con objetivos distintos.

2. Método analógico y metafórico: Consiste en hacer uso de metáforas y analogías a la hora de redefinir un problema concreto, de este modo conseguiremos definiciones creativas libres y espontáneas (pensamiento creativo)
Ejemplo:
Redefinición realista: ¿Cómo mejorar las tecnologías informáticas?. Redefinición analógica:
¿Cómo conseguir que nuestra tecnología informática funcione como en Wall Street ?

3. Método de sondeo. Este método consiste en preguntarnos cómo lo definirían otras personas. De esta forma buscaremos nuevas alternativas que, de otra forma, no se nos hubieran ocurrido

4. Identificar las causas del problema
Se trata de averiguar el porqué de cada problema. En este caso buscamos causas que anotaremos en el llamado “Diagrama Causa-Efecto”. Método “Diagrama Causa-Efecto”

El propósito de este diagrama es representar de forma ordenada y clara todos los aspectos agrupados en categorías. Cualquier cosa que pueda producir un efecto se  considera causa probablepor disparatada que nos parezca. 

Las posibles causas son agrupadas por familias y se escriben en la
flecha afluente que le corresponda, teniendo en cuenta si la causa es debida a: Y SE APUNTA



5. Verificar las causas verdaderas
Una vez que hemos descubierto la causa que origina el problema debemos probar su consistencia contrastándola con toda la información de que disponemos. La causa que explique todas las dimensiones de nuestro problema es la elegida como la causa más probable.

Para probar la causa podemos utilizar tres pruebas:

a) Confrontar la causa con los hechos. Por ejemplo: la causa del nerviosismo en el personal de una empresa es la falta de recursos humanos.
b) Verificación directa en el lugar de los hechos.
Por ejemplo: observar cómo trabajan los empleados con los recursos de que disponen.
c) Efectuar los cambios y observar los resultados.

METODO PARA LA TOMA DE DECISIONES
Decidir consiste en elegir la solución que más se ajuste a lo deseado y con menos riesgo entre dos o más opciones dadas para resolver un problema
En todas las organizaciones deben tomarse decisiones y llevar a cabo acciones .En ocasiones podemos no decidir adecuadamente por falta de tiempo, por no usar toda la información, por no consultar a las personas debidas . En este apartado aprenderemos a tomar buenas decisiones utilizando un razonamiento previo y  ordenado.

1. Valoración de las soluciones aportadas
Llegados a este punto, ya tenemos varias alternativas dirigidas a la resolución del problema, éstas han de ser valoradas antes de decidir por alguna de ellas.
Hay varios sistemas para valorar dichas soluciones.  Nosotros nos centraremos en la valoración utilizando los criterios.

Ejemplo: Tenemos un problema con distintas soluciones. Observamos que: unas serán convencionales y otras novedosas, unas serán más útiles y otras lo serán menos, unas serán más costosas y otras más baratas, unas serán más factibles que otras. En definitiva, estamos estableciendo los criterios de valoración de las distintas alternativas:  en el primer caso valoramos la originalidad, en el segundo estimamos la utilidad (dentro del tipo de problemas)

Es importante saber que no todos los criterios tienen la misma importancia, cada uno tiene un peso mayor o menor en la decisión final.

Ejemplo: Sobrepasar el presupuesto económico disponible nos hace rechazar buenas soluciones. En este caso, el criterio económico prima sobre el criterio “originalidad” o “novedad”. Cuantos más criterios tengamos mejores valoraciones haremos y por tanto tomaremos mejores decisiones. En general, los criterios más usados son: efectividad de la solución, costes y plazos de realización, aceptación por parte de los interesados (usuarios, empleados, etc.)

2. Toma de decisiones
Así pues, hasta ahora ya tenemos los dos primeros pasos para tomar la decisión:
1º Registrar todas las alternativas.
2º Establecer los criterios de valoración.

 ¿Cuáles son los siguientes pasos?

Eliminar las alternativas que claramente no se ajusten a los criterios de obligado cumplimiento

Ejemplo: no podemos llevar a cabo una solución que sobrepase un “tope” de gastos por muy novedosa que ésta sea Debemos entonces disponer de alternativas que tengan en cuenta ambos criterios en la medida de lo posible

4º Asignar un valor a cada alternativa en cada criterio elegido.
“Alternativa 0”: no satisface nada al equipo.
“Alternativa 1”: satisface un poco.
“Alternativa 2”: satisface bastante.

“Alternativa 3”: satisface mucho

5º Teniendo en cuenta que todas las alternativas son válidas, pero no igualmente valiosas, elegimos la alternativa que satisfaga en un grado mayor cada uno de los criterios. Es decir, decidimos.



¿Hay que decidir siempre?
Cuando hay que tomar una decisión hay tendencia a creer que la elección es más limitada de lo que es en realidad, por eso hay que utilizar un enfoque más abierto
Ejemplo: Tenemos un problema de fatiga de los empleados por exceso de trabajo. Se consideran como alternativas aumentar la plantilla o aumentar la maquinaria.

Utilizando este ejemplo, el enfoque abierto consiste en aceptar que tenemos más de una opción, según los criterios de valoración usados. Las preguntas que tendríamos que hacernos serían:
¿Necesitamos reducir el trabajo por persona? ¿Podemos ampliar la maquinaria? ¿Podemos aumentar la plantilla y la maquinaria al mismo tiempo? Este ejemplo pretende dejar claro que antes de decidir es importante estar seguros de que durante el proceso de decisión  se han considerado todas las alternativas posibles y sus posibles combinaciones.

PLAN B

PROTOCOLO PARA MOMENTOS DE ATASCO

  • Admita que hay un atasco y procure superarlo con humor. ( la     concentración en los datos puede guiarlo por la escalera de las inferencias)
  •  Busque información que le ayude a salir adelante
  •  Pregunte si hay posibilidades de indagar en equipo.
  •  Escuche sus ideas y las de los demás como si fuera la primera vez que las oye.
  •  Considere el modelo mental de otra persona como un fragmento de un rompecabezas más grande.
  • · Pregúntese que datos o que lógica podrían mejorar esa perspectiva.
  • · Pida ayuda al grupo para reelaborar la situación
  • · No permita un acuerdo sobre el desacuerdo
  • · Evite promover sus argumentos


Y bien, sufridos compañeros, si queda alguno que ha seguido este método para pensar soluciones y tomar decisiones acertadas, aunque se lo parezca no habrá perdido el tiempo. En los posts, que se publican en esta red  hay una abundancia del término TALENTO. Señores, una persona que gestiona eficazmente y aprovechando los recursos existentes, se dice que es un buen gestor, que tiene mucho talento. No es talento, no existe el bing bang de las soluciones sino el trabajo entusiasta y sin pereza de hacerse la pregunta ¿Cómo voy a solucionar este problema con todas las herramientas que hemos analizado y encontrar la mejor solución? Y planteará un Plan de Acción teniendo en cuenta a quién tiene en su equipo, que modelos de pensamiento tiene cada uno, por qué comete entonces esos errores, nos analizaremos nosotros frente a nuestros colaboradores y frente al Plan de Acción y al principio nos costará, pero luego cogeremos el hábito y eso seremos.

UNOS PROFESIONALES CAPACES DE RESOLVER PROBLEMAS IMPLANTANDO LA MEJOR SOLUCIÓN. UNOS PROFESIONALES CON TALENTO QUE SABEN QUE LOS PROBLEMAS NO SE SOLUCIONAN SOLOS Y ES MEJOR CREAR UN METODO LARGO PLACISTA QUE MEDIOCRES SOLUCIONES A CORTO PLAZO PORQUE ASÍ SE EVITARÍA UN MONTÓN DE MOLESTIAS ¡ ENHORABUENA!







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