COMO LLEVAR A CABO UNA ACCIÓN DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Estas técnicas las voy a describir de forma muy general, por lo cual será preciso adaptarlas a cada situación particular y a las características específicas de cada empresa. No son "recetas" que se deban aplicar tal cual en todas las situaciones.

 APRENDER ANTES DE HACER

La ayuda entre compañeros consiste en celebrar reuniones o talleres, antes de emprender un proyecto o actividad, con miembros de otros equipos, para compartir experiencias, intuiciones y conocimientos, a partir de un equipo que va a comenzar el proyecto o la actividad y ha pedido consejo.

Por tanto:

• Se centrará en una técnica o problema concretos
• Permite obtener ideas y ayuda de personas que no pertenecen al equipo
• Facilita la identificación de posibles perspectivas y nuevas líneas de investigación y/o acción.
• Facilita la puesta en común de los conocimientos
• Refuerza los vínculos entre compañeros

El concepto de ayuda entre compañeros, por tanto, es muy sencillo y no se debe limitar a la puesta en común de las prácticas positivas, sino que también se deben conocer y analizar las experiencias conflictivas. No se debe olvidar, sin embargo, que cada conocimiento y experiencia se adquieren en contextos particulares, por lo que habrá que analizar con detenimiento la posibilidad de transferencia a otros contextos.

Se puede representar de la siguiente forma:

   Lo que otro sabe en su contexto

                       +                        = LO QUE AMBOS SABEMOS Y LO QUE NOS

   Lo que yo se en mi contexto          VA A LLEVAR A LA ACCIÓN

La ayuda entre compañeros es efectiva cuando los objetivos están claros y se comunican bien a los participantes en la reunión. A veces, estos objetivos iniciales pueden cambiar  durante la sesión, cuando se descubre que el problema planteado es un síntoma y no una causa.

Sin embargo antes de poner en marcha una reunión entre compañeros, deberá comprobarse si alguien en la empresa ha solucionado antes el mismo problema u otro similar. Asimismo, es preciso tener en cuenta que otras personas de la empresa pueden tener necesidades similares, por lo que la ayuda entre compañeros podría ser útil, también para ellas.

La reunión deberá moderarla alguien que no sea del equipo. Su papel será el de gestionar todo el proceso para que los participantes consigan sus objetivos. Al fijar la fecha de la reunión, es preciso contar con un margen de tiempo, después de la misma, para poder poner en práctica las conclusiones obtenidas, sobre todo si éstas son diferentes de las esperadas. Asímismo, es necesario tener en cuenta las agendas de los participantes.

La duración más habitual de las reuniones de ayuda entre compañeros es ente un día y medio o dos, aunque, en ocasiones, puede bastar con media hora, dependiendo de la complejidad del asunto a tratar.

Los participantes, que deberán ser entre seis y ocho, se seleccionaran en función de sus competencias, experiencia y conocimientos sobre el tema abordado. En la reunión es conveniente que haya un equilibrio entre los miembros del equipo que solicita la ayuda y los compañeros invitados como "expertos"

Los participantes deben ser empleados del mismo nivel jerárquico, pues de esa forma se mostrarán más abiertos; asimismo deben poseer distintas cualidades y experiencias, para que pongan en cuestión los modelos mentales del equipo que ha solicitado la ayuda, presentando nuevas propuestas y caminos.  

Se debe evitar que siempre sean las mismas personas las que ofrezcan su ayuda; se puede consultar la intranet de la empresa; si no existe un directorio de conocimientos (que sería lo ideal, aunque pocas empresas lo tengan), puede ser la Dirección de Recursos Humanos quien proponga algunos nombres, sobre todo si ha sido él el que ha llevado el proceso de selección de las incorporaciones del personal ( quiero decir que ese proceso no ha sido externalizado); se pueden obtener los nombre de redes de trabajo que ya están funcionando, y /o se puede anunciar la reunión de ayuda con antelación, por alguno de los canales de comunicación interna existentes en la empresa, por si alguien está preparando algo parecido y se pueden conjuntar esfuerzos. 

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Si la empresa es muy pequeña, será preciso contratar un especialista externo. Es preciso planificar detalladamente la distribución temporal de la reunión, entre los temas que se vayan a tratar. Es necesario que los participantes dispongan del material necesario con la antelación suficiente para poder leerlo antes de la reunión.

Todos los participantes deben tener claro que en ella se buscan OPCIONES Y POSIBILIDADES más que respuestas. Es conveniente dejar un espacio de tiempo para que los participantes se conozcan entre sí, de forma que la relación entre ellos se inicie de manera informal, en un desayuno, por ejemplo, antes de comenzar la reunión.

Durante la reunión hay que dejar tiempo para que los participantes reflexionen, antes de entrar en los debates, que el moderador debe procurar sean intensos y centrados (que no se rompa el ritmo de la reunión). Hay personas a las que les cuesta reflexionar- es un aprendizaje también- si el consultor fuera externo podría en este inpas, echar una mano a los asistentes a los que observe que están atascados, enseñándoles técnicas de resolución de problemas, etc. (haciendo función de facilitador)

La reunión comenzará siempre  recordando los objetivos de la misma: para a continuación, dejar que el equipo que ha solicitado la ayuda quien presente en contexto, la historia y los planes de futuro, de forma breve y sencilla.

En la segunda parte de la reunión son los miembros externos quienes analizan lo que han escuchado y hablan sobre:

• Lo que han aprendido y les ha sorprendido
• Lo que no han oído a pesar de que esperaban hacerlo

A continuación deciden su forma de actuación que puede llevarlos, incluso, a hablar con otras personas para conocer su punto de vista. Su objetivo final será, siempre, ofrecer opiniones e ideas, a partir de su experiencia, no resolver el problema.

La tercera fase  de la reunión se centrará en analizar las diferentes posibilidades que se derivan de lo que se ha aprendido hasta el momento. Los miembros del equipo que ha solicitado la ayuda pueden participar, pero están allí, fundamentalmente para aprender y escuchar. Hay que cuidar que no rechacen las opciones que se les presentan demasiado pronto,  cerrándose en sus primeras ideas.

En la última fase de la reunión, los expertos presentarán sus impresiones al equipo que ha solicitado su ayuda y harán las preguntas que les parezcan oportunas. Ya no debe haber debates en esta fase y los comentarios se deben centrar en la actividad más que en las personas. Se debe analizar, en primer lugar, lo que se ha hecho bien, para después presentar las posibles opciones, finalizando con una valoración general y positiva

Se debe agradecer a los participantes la atención y ayuda que han prestado y fijar el compromiso de presentarles una relación de lo que los miembros del equipo decidan hacer de un modo distinto al que habían pensado.

La reunión finalizará  con una reflexión de cinco minutos de los expertos y la manifestación psterior de lo que ellos han aprendido y podrán aplicar. De esta forma, se pone de relieve cómo el aprendizaje es una camino de dos vías. Los unos han aprendido de los otros

 Esto es sólo una pequeña acción de un gran engranaje que significa gestionar el conocimiento de una empresa. Pero es una acción, que, en cualquier caso, podrías empezar hoy mismo si la empresa lo necesitara.