ESCUELA DE PROTOCOLO: PROTOCOLO EMPRESARIAL

PROTOCOLO EN EL COCHE, AVIÓN Y BARCO

Quién no ha ido a abrir la puerta de un vehículo por la que se supone debía salir una personalidad y nos hemos encontrado que salía por otra distinta. Esto  puede tener dos lecturas:

• La autoridad no conoce el protocolo
• Su seguridad le ha aconsejado que se sitúe en otro asiento del automóvil

Protocolo en vehículos

Cuando un grupo de personalidades deba trasladarse en vehículos, la persona de más rango o autoridad, ocupará, de los asientos traseros, el de la derecha. la segunda en rango, ocupará el asiento de la izquierda, el tercero al sitio al lado del conductor y el último será el ocupado por el propio conductor.

Si el vehículo es tipo limousine, el sistema es el mismo, la persona de mayor categoría ocupará el sitio trasero derecho, la segunda el izquierdo, pero nos encontramos con que esos automóviles poseen los asientos llamados "trasportines", esos asientos están situados entre los delanteros y los traseros, así que la tercera autoridad ocupará el sitio frente al de mayor rango y la cuarta el que está frente al segundo en categoría, siendo el quinto lugar el de al lado del conductor y éste el último en ocupar el vehículo

En los países que se circula por el lado izquierdo, el sistema de colocación es el inverso en orden, es decir, el sitio de mayor rango será el situado en los asientos traseros, pero el de la izquierda será el más importante, el de la derecha el segundo en orden, y así sucesivamente.

Se nos puede dar casos particulares en los que no dispongamos de vehículo oficial para ir a buscar a una institución, quizás tengamos que mandar a un colaborador o ir nosotros mismos, en estos casos, recordaremos unas normas básicas:

• Si hemos de ir a buscar a un invitado, lo primero que debemos hacer es darnos a conocer y una vez en el automóvil ese invitado debe ocupar el sitio de al lado del conductor.
• En caso de que sean dos los invitados, el de mayor categoría será el que se siente al lado del conductor.
• Si vamos en un vehículo de servicio público, entraremos por la puerta que está más cerca de la acera, subiremos nosotros primero, para ceder en ese caso el lugar derecho trasero al invitado o invitada que nos acompañe, y poder pagar después el servicio mientras desciende nuestro acompañante.
• Si una pareja o matrimonio va a buscar a otro, los anfitriones descenderán para saludar a los invitados, y a la hora de subir, las mujeres ocuparán los asientos traseros y los señores los delanteros.
• En cualquier caso la persona de mayor autoridad o rango será la primera en subir y la última en descender

En aviones, helicópteros, barcos y trenes, ocurre todo lo contrario, la personalidad es la última en subir y la primera en bajar, claro está que los motivos son propios de la seguridad

RECIBIR, ACOMPAÑAR, DESPEDIR

Si se trata de reuniones o visitas sociales, bien de carácter oficial, bien de carácter privado, las normas que rigen suelen ser idénticas.

En visitas a centros de trabajo, dependiendo de quién sea el invitado o la personalidad que nos visita, se recibirá a pié de vehículo por un representante oficial, por el Consejero Delegado o por el propio Presidente de la Entidad.

Si la persona que nos visita acude para resolver asuntos de trabajo, la forma de actuación es diferente, probablemente acudirá con colaboradores y en este caso serán reuniones en salas de juntas. Aún así debemos agasajarle en el grado y medida que nuestra cortesía responda a la calidad de la visita.

Cuando la visita está prevista, con un orden de trabajo, deberemos cumplir una serie de normas laborales hacia nuestros invitados, sobre todo si vienen de otros puntos que no son de nuestra ciudad.

La primera es detallar y con antelación suficiente los puntos a tratar durante la visita. Preparando por el acompañante de nuestro visitante un programa paralelo que deberá ser seguido por un representante de nuestro departamento.

Lo recibiremos en el aeropuerto, estación o lugar de llegada desde donde lo acompañaremos hasta su lugar de residencia para que pueda ponerse cómodo y comenzar a desarrollar el programa establecido con anterioridad y entregándole el definitivo.

Obsequiaremos a nuestro o nuestros visitantes con bonitos regalos, típicos de nuestra ciudad y de nuestro organismo y al finalizar la visita realizaremos la misma acción que al comenzar, acompañándoles hasta el aeropuerto o lugar de residencia donde le despediremos. Por último, suele ser un detalle que se agradece, le remitiremos un dossier completo de su visita.