LA EFICACIA PUEDE APRENDERSE- 3º LECCIÓN

5ª LECCIÓN: GESTIONAR EL TIEMPO

  El tiempo es el recurso que más limita y es totalmente irreemplazable en nuestra vida. No es posible ampliar la cantidad de tiempo de que disponemos cada día, semana o año, mientras sí pueden ampliarse otros recursos como el capital o los trabajadores contratados.

 Cualquier actividad exige tiempo. Esto significa que nuestros logros y su eficacia están determinados-o limitados- por la manera en que gestionas tu tiempo, tu recurso más escaso.

 Sin controlar tu tiempo no puedes gestionar nada más. En consecuencia, dominar el tiempo es el punto de partida de nuestra eficacia. Lo más importante es que se puede aprender a gestionar el tiempo y mejorar su control a través de la práctica y el esfuerzo constante.

 Las personas eficaces saben que el tiempo es un factor limitador. Los límites del rendimiento, en cualquier proceso, están determinados por el recurso más escaso. En los "éxitos", este recurso es el tiempo.

 El tiempo es también un factor único. De todos los demás recursos claves, el dinero es del que más podemos disponer en mayor o menor medida. Y en cuanto al personal- el tercer factor limitador-, es posible contratarlo.

 Sin embargo no es posible alquilar, arrendar, comprar ni obtener tiempo de ninguna manera. Las reservas de tiempo son totalmente rígidas. Por muy alta que sea la demanda, la oferta no aumentará. Además, el tiempo es un recurso poderoso y no puede almacenarse. El tiempo de ayer ya no existe ni volverá nunca. En consecuencia, las reservas de tiempo son siempre escasas.

Pregunta a realizarse:

¿Actúo siendo plenamente consciente de que el tiempo es el factor más limitador más significativo de mi vida?

Palabras de Peter Drucker:

" El conocimiento es inútil para los ejecutivos hasta que no se traduce en hechos. Pero antes de pasar a la acción, el ejecutivo debe planificar su recorrido. Debe pensar cuales son los resultados deseados, las probables restricciones, las futuras revisiones, los puntos de comprobación y las implicaciones que tendrá el uso de su tiempo"

"El plan de acción es una declaración de intenciones más que un compromiso..Debe revisarse con frecuencia porque cada éxito crea nuevas oportunidades. Y también cada fracaso.. Un plan elaborado por escrito debe ser flexible. Además, el plan de acción debe crear un sistema para comprobar los resultados con la relación a las expectativas"

"El plan de acción debe convertirse en la base para la gestión del tiempo del ejecutivo. El tiempo es el recurso más escaso y más precioso. Y las organizaciones....tienen como característica inherente la pérdida de tiempo. El plan de acción resulta inútil si no puede establecer la manera en que el ejecutivo puede aprovechar todo su tiempo". Junio 2004

GESTIÓN DEL TIEMPO: LOS TRES PASOS

Los ejecutivos eficaces empiezan averiguando en qué emplean realmente su tiempo

 Los ejecutivos eficaces..no empiezan con sus tareas. Empiezan con su tiempo. Y no empiezan planificando. Empiezan averiguando en qué emplean realmente su tiempo. A continuación, intentan gestionar el tiempo y eliminar las exigencias improductivas. Por último consolidan su tiempo "discrecional" en las unidades continuas más  grandes posibles. Este proceso tiene tres pasos:

1) REGISTRAR EL TIEMPO

         El primer paso para una acción eficaz es registrar el empleo real del tiempo

         Los ejecutivos eficaces planifican su trabajo para un período de tres a cuatro semanas. Transcurrido este tiempo,  se replantean su programa y lo diseñan de nuevo.

         Preguntas a realizarse:

• ¿Registro la manera en que ocupo mi tiempo?
• ¿Con qué frecuencia registro el uso del tiempo?
• ¿Qué métodos utilizo?
• ¿Empleo de manera eficaz la tecnología moderna para estructurar mi trabajo?

       Posibles actuaciones

• Crear un diario de trabajo para registrar el tiempo por actividades y así poder saber como lo distribuye
• Pedir a alguien que le ayude en esta tarea
• Establecer una frecuencia para actualizar su diario del tiempo

2) ELIMINAR LA PÉRDIDA DE TIEMPO

 En primer lugar, deben identificarse y eliminarse las tareas que no se han de realizar bajo ningún concepto. Los mejores trabajadores del conocimiento, sea cual sea su cargo, podría enviar una cuarta parte de las exigencias de su tiempo a la papelera sin que nadie se diese cuenta.

Pregunta a realizarse:

Encuentre qué es lo que le hace perder el tiempo, haciéndose esta pregunta: "De cada actividad que registro en mi diario ¿qué pasaría si no la hiciera?

Posibles actuaciones

Elimine esas actuaciones. No preocuparse si el recorte es demasiado severo. Si se ha equivocado, en seguida se dará cuenta.

3)DELEGAR ACTUACIONES

No hay ningún trabajador del conocimiento que, enfrentado a su diario, no se haya apresurado a adquirir el hábito de delegar en otro todo lo que no es necesario que haga él personalmente. La única manera de centrarse en los factores importantes es encargando a otros todo lo que éstos pueden hacer por tí.

PREGUNTAS A REALIZARSE

• ¿Cuáles de las actividades de mi diario pueden ser asumidas por alguien más y esta persona hacerlas igual de bien, o incluso mejor que yo?
• ¿A quién puedo delegar esas tareas?
• ¿Puede la tecnología ayudarme a no tener que comprobar continuamente el progreso de las actividades delegadas?

POSIBLES ACTUACIONES

• Encargarse de las cuestiones más importantes.
• Delegar todo lo que otra persona de su confianza pueda hacer
• Utilizar los recursos técnicos que existen a su disposición (elija con los que se siente más cómodo) para comprobar la evolución de las tareas delegadas.

NO HAY QUE INTENTAR NUNCA SER UN EXPERTO EN UN TEMA QUE NO SE DOMINA. CADA UNO DEBE TRABAJAR SUS PUNTOS FUERTES Y BUSCAR PERSONAS HONESTAS QUE REALICEN EL RESTO DE TAREAS NECESARIAS