ANATOMIA DE UN CORREO ELECTRONICO/ 1ª SECCIÓN

En aproximadamente una década, esta nueva tecnología ha llegado a dominar nuestro mundo. Al igual que en las generaciones anteriores se esforzaron por integrar en sus vidas primero el telégrafo, y después el teléfono, nos esforzamos hoy por integrar el correo electrónico en nuestras vidas. Lo utilizamos, lo utilizamos demasiado y lo utilizamos de forma errónea.

El correo electrónico exige, que tengamos claro quienes somos en relación con la persona a la que estamos escribiendo y que demos con el tono apropiado desde el principio: pero no es tan sencillo como suena ya que contenemos en nuestro interior a una multitud de "yoes": somos a un tiempo jefes y empleados, madres, hijas, hermanas, quienes reprenden y consuelan, quienes animan y desalientan, y mezclamos los papeles constantemente, incluso cuando hablamos con la misma persona.

Ninguna forma de comunicación nos juega tantas malas pasadas como el correo electrónico porque lo usamos tanto para la comunicación informal (para hacer planes con los amigos, intercambiar preguntas con los colegas) como para la comunicación formal (para solicitar un puesto de trabajo, captar a un cliente potencial). La fronteras se difuminan con consecuencias a veces peligrosas.

Así mismos los correos electrónicos se escriben rápido, demasiado rápidamente. No vemos obligados a acertar con las docenas de menajes que escribimos cada día. a menudo bajo una intensa presión, a destinatarios cuyas necesidades, actitudes y estados de ánimo cambian constantemente.

Para complicar aún más las cosas, la velocidad del correo electrónico no solo hace que sea más fácil que perdamos los nervios, sino que en realidad nos azuza. En un mensaje de correo electrónico la gente no es del todo natural: es más irritable, menos comprensiva, menos receptiva, más susceptible e incluso más cotilla y falsa. El correo tiende a sacar lo peor de nosotros.

Hay una explicación para esto. En una conversación cara a cara (o voz a voz) la parte emocional de nuestro cerebro monitoriza constantemente las reacciones de nuestro interlocutor. Podemos darnos cuenta de lo que le gusta y de lo que no. El correo electrónico, en cambio, no constituye un canal de devolución de estas reacciones en tiempo real. Según Daniel Goleman, comumicarse por correo electrónico pone a las personas, en términos neurológicos en estado de "deshinibición". Cuando intercambiamos mensajes, los circuitos inhibidores de nuestro cerebro, están desconectados. El gran problema es que no siempre somos conscientes de ello y para cuando nos damos cuenta casi siempre es demasiado tarde y le hemos dado a ENVIAR ..

¿CUANDO DEBERÍAMOS USAR EL CORREO ELECTRÓNICO?

El mero hecho de que tengamos correo electrónico no significa que tengamos que usarlo para todo. Decidir cuál es el medio más apropiado para enviar un mensaje; hoy en día existen más formas de comunicarse de las que ha habido jamás ¿Cuando deberíamos emplear el correo electrónico y cuándo es más eficaz un mensaje de texto? ¿Y qué hay de enviar una carta o coger el teléfono? ¿Y hacer una visita?.

• ¿Le enviarías a un amigo un mensaje rutinario o le telefoneas?
• ¿Le mandas una crítica inesperada a un colega por fax?
• ¿O quizá un mensaje de correo electrónico serviría en estos casos? 

Para tomar la mejor decisión hay que entender bien las tecnologías que están a tu disposición.

SIETE RAZONES DE PESO PARA QUE TE ENCANTE EL CORREO ELECTRÓNICO

1. El correo electrónico es el mejor medio para intercambiar información esencial: ¿A qué hora es la película? ¿Dónde está el restaurante? ¿ Quién viene a la reunión?

Al correo electrónico se le ha acusado de causar la muerte de la carta, esta afirmación no es del todo cierta. El correo electrónico es la muerte de la llamada electrónica inútil (y fué el teléfono el que mató la carta)

2. A través del correo puedes acceder a casi todo el mundo y no sólo a gente de negocios.

Otra clara ventaja: puedes hacer llegar tu mensaje a una lista de media docena o de un millar de personas con la misma facilidad y el mismo coste que si se lo enviaras a una sola persona.

3. El correo electrónico no conoce franjas horarias y es una forma eficaz y económica de comunicarte con cualquier persona del mundo. Además, puedes escribir un mensaje a cualquier hora del día o de la noche y enviarlo nada más terminar, o, si eres moderadamente lito, programarlo para que se envíe horas, o incluso días, más tarde.

4. El correo electrónico deja un registro que se puede rastrear. Por muy eficaz que sea la llamada telefónica, no deja rastro ¿Seguro que estás dispuesto a confiar en las "notas" de tu interlocutor?

5 .El correo electrónico te permite elaborar tu mensaje- o tu respuesta- a tu manera y a tu propio ritmo. Al contrario que una conversación te deja el tiempo necesario para pensar lo que quieres decir.

6. Tienes la opción de preservar y mostrar alguna parte, e incluso la totalidad, de una cadena de correos electrónicos preexistentes. Esto te permite referirte a lo que se mencionó anteriormente, poner al día a terceras personas o, si que nadie se de cuenta, borrar las partes irrelevantes o inapropiadas de la correspondencia.

7. El correo electrónico te permite adjuntar e incluir información adicional que el destinatario puede abrir cuando así lo desea. Esto implica tener acceso inmediato a mapas, documentos, fotografías, gráficos, hojas de cálculo, vínculos y muchas otras cosas.

OCHO RAZONES POR LAS QUE ES MEJOR NO USAR EL CORREO ELECTRÓNICO

Las virtudes del correo electrónico son también sus debilidades

1. La comodidad que proporciona el correo electrónico fomenta el intercambio innecesario. Dado que es tan sencillo establecer breves intercambios por correo electrónico, la gente lo utiliza demasiado. Se hacen preguntas que no requieren respuestas

Regla: Si no te quieres para ni diez minutos a charlar con un colega en su despacho, entones lo más probable es que tampoco quieras intercambiar correos frívolos 30 veces al día

2. El correo ha sustituido en gran medida a la llamada telefónica, pero no todas las llamadas deben ser sustituidas. Debido a que el correo electrónico supone una distancia tanto física como temporal,puede resultar una herramienta algo incómoda a la hora de llegar a un acuerdo, encontrar un punto en común o resolver una situación.

Regla: Expresar una emoción, manejar una situación difícil, tantear el terreno, son retos a los que nos enfrentamos mejor con la voz.

3. Tienes acceso a todo el mundo, pero todo el mundo tiene acceso a ti. El correo electrónico es tan íntimo y tan sencillo que propicia actuaciones poco prudentes; la gente lanza de forma desmedida menajes inapropiados, lo que puede llegar a dañar su relación con el destinatario o arruinar sus carreras profesionales

Regla: Cuando se trata de mensajes de salida, no te tomes demasiada confianza desde el principio. Y cuando se trata de mensajes de entrada usar filtros, que todavía no están desarrollados, a veces son demasiado restrictivos. Hasta que aparezcan filtros más intuitivos deberíamos pensárnoslo dos veces antes de facilitar nuestro correo electrónico

4. El hecho de que el correo electrónico desafíe las franjas horarias significa que también puede desafíar las convenciones sociales

Casi nunca sabes si merece la pena abrir un correo hasta que lo abres. Abrirlo requiere tiempo y atención: la interrupción puede minar la productividad. Cuando un trabajador es interrumpido por un mensaje suele tardar una media hora en retomar su tarea original. Si es que a veces lo hacen ya que a veces pasan a realizar tareas totalmente nuevas después de ser interrumpido y dejan atrás su antigua tarea olvidada y sin acabar

Regla: No olvidar que cada correo electrónico es una interrupción. Si el asunto no es urgente, una carta puede ser menos molesta.

5. El hecho de que el correo electrónico proporciona un registro susceptible de ser rastreado significa que te puedan imputar responsabilidades por tu correspondencia electrónica.

Puede haber dos tipos de animal de oficina que se aprovechan de esto. El que disfruta diciendo "Te lo dije"; puede echarte en cara tus propias palabras y el que tiene una habilidad excelente de pasar la patata caliente, que tiene el instinto básico de cubrirse las espaldas le proporciona infinitas posibilidades de dejar al aire la de los demás. Envían correos aparentemente inocentes que encierran chácharas intrascendentes y mientras te da algún tipo de información, te mete una que es una bomba de relojería (Por ej: puede que la entrega no llegue a tiempo", etc). Cuando la bomba estalle, la culpa será tuya.

Regla: Si trabajas con ratas, observa sus mensajes de correo con ojos de halcón)

6. La facilidad con que se puede reenvíar un mensaje d correo electrónico representa un peligro. Ten en cuenta que tu mensaje puede ser reenviado a gente a la que no iba dirigido fácilmente con la misma rapidez con la que tú lo han envíado.

REGLA: Nunca reenvíes nada sin permiso y da por hecho que cualquier cosa que escribas será reenvíada.

7. Con el correo electrónico tus palabras pueden ser modficadas. Los mensajes reenviados pueden ser editados o alterados de forma invisible, y sin que tú te enteres en caso de haber sido excluido de la cadena de reeenvios. Incluso si tu mensaje es reenviado intacto, su contexto y su significado pueden verse transformados si el mensaje al que estabas contestando ha sido alterado u omitido

REGLA: Si necesitas enviar un documento delicado por correo electrónico en el que es esencial que tus palabras no sean tergiversadas, envíalo en formato.pdf, o en algún otro tipo de documento adjunto difícil de alterar.

8. Los documentos adjuntos a un mensaje electrónico no solo vienen cargados de equipaje, sino que son equipaje en sí. Esconden virus. Y ocupan un lugar valioso en tu servidor y en tu ordenador ( a no ser que tu servidor esté en la nube).

REGLA: Antes de envíar un correo electrónico cargado de archivos adjuntos, recuerda: haz las maletas con cuidado y viaja ligero de equipaje.

Mañana reflejaré casos prácticos y procuraremos encontrar las palabras adecuadas de acuerdo al tipo de mensaje que vas a enviar