ANATOMIA DE UN CORREO ELECTRÓNICO/2ª SESIÓN
LAS CARTAS
Las cartas no son ninguna interrupción. Podemos entrar en nuestros buzones de la empresa en cualquier momento, sacar las cartas que están apretujadas en el buzón y abrirlas cuando nos venga en gana,
Con tan sólo mirar el sobre, la dirección del remitente, su letra y el sello, a menudo podemos hacernos una idea de la prisa con que necesitamos abrir la carta. Así mismo sabemos quién se ha tomado la molestia de escribirnos. El valor de una carta- ya sea una nota de agradecimiento, una disculpa o una condolencia- supera con facilidad al más efusivo de los correos electrónicos-. Una nota manuscrita la hace más personal; una carta escrita a máquina en papel le da un carácter más oficial. Cada una de ellas, lleva una carga implícita que el correo electrónico no posee.
RAZONES PARA ENVIAR UNA CARTA EN VEZ DE UN CORREO ELECTRÓNICO
1. Cuando quieras que un documento pueda ser archivado ( en un armario), conservarlo en un registro (el papel puede durar siglos; nadie sabe todavía cuánto pueden durar los archivos electrónicos) o enmarcado.
2. Cuando quieras crear algo algo que el destinatario pueda saborear, como una carta de recomendación, una felicitación de alguien querido (ahora que estamos en fechas)
3. Cuando quieras presentar y tratar temas complejos.
4.Cuando quieras ponerte serio en un asunto de negocios: una carta certificada, una citación, un memorando que estipule la política de la compañía.
5. Cuando tu información sea tan confidencial que no puedas correr el mínimo riesgo de que, con un simple clic en la función de Reenvío, este encuentre la forma de llegar hasta otra persona que no sea su destinatario.
EL TELEFONO
No nos consideramos viejos y sin embargo recordamos los tiempos en que el teléfono era importante. Las personas de mi generación crecimos con la marcación totatoria y el clic de las unidades de tiempo.
Hoy en día damos por sentado que una comunicación telefónica se realiza con facilidad y se escucha con claridad; hay algo íntimo en una llamada telefónica, al contrario que el correo electrónico, una llamada está viva. Es la diferencia entre una obra teatral y el cine.
Nuestra voz es un instrumento muy sutil y puede comunicar no solo emociones como la ira, tristeza, alegría, sino también todos los tonos y matices intermedios.
RAZONES PARA USAR EL TELÉFONO EN LUGAR DEL CORREO ELECTRÓNICO
1. Cuando necesites transmitir o distinguir una emoción.
2. Cuando necesites abrirte camino por la maraña de la comunicación. ¿Has envíado 67 correos electrónicos y todavía no has terminado de de organizar la reunión?. Con tres llamadas todo estaría listo (Fecha, hora, lugar, lista de participantes)
3. Cuando necesites moverte rápido. Aunque con el teléfono móvil te puedes encontrar dificultades en encontrar a alguien o toparte con un contestador automático, el teléfono es más fiable que cualquier otra cosa. Cuando por fín has dado con alguien, al menos lo sabes)
4. Cuando necesitas dar con alguien que no tiene correo electrónico o que no lo revisa
5.Cuando quieras que la gente se comprometa y conteste inmediatamente. El hecho de que podamos hablar al mismo tiempo e interrurpirnos significa que podemos comunicarnos como lo hacemos cara a cara.
6. Cuando necesites enviar un mensaje de correo electrónico difícil, puedes suavizar el golpe con una llamada previa a modo de advertencia.
EN PERSONA
No olvides aparecer de vez en cuando. La tecnología se creó para facilitar las comunicaciones personales, no para acabar con ellas. Aunque parezca simple, cualquier cosa que se haga en persona es personal. Interactuar con otros con lleva un inmenso placer y productividad. Las convenciones, las reuniones, los viajes de negocio, las visitas comerciales, o el mero hecho de pasear por la oficina siempre sirven para algo.
Aunque resulte tentador esconderse tras un correo electrónico, un teléfono o cualquier otra tecnología de la que dispongas, no olvides seguir la regla de oro: nunca le hagas a nadie de forma digital algo que preferirías que te hicieran a tí en persona
PROTOCOLO DE LA COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO
- URGENTE, ACUSE DE RECIBO Y MARCA DE SEGUIMIENTO
Deberíamos evitar todas estas cosas. Nuestro correo electrónico debería hablar por sí solo. La urgencia y el deseo de una respuesta o un seguimiento pueden incorporarse fácilmente en la línea de Asunto y en el texto del propio mensaje.
Antes de usarlas, responde a lo siguiente:
¿Urgente? Para tí o para los demás. Las personas que añaden de forma rutinaria Urgente a sus mensajes de correo electrónico son como el cuento de..que viene el lobo; si todo es urgente, entonces nada lo es.
¿Acuse de recibo? Quienes adjuntan casillas de Acuse de recibo a menudo se dan cuenta de que los receptores, movidos por una irritación totalmente justificada, leen el mensaje pero se niegan a hacérselo saber a sus remitentes. Hay que tener presente que la casilla solicita una notificación; no es un requisito obligatorio.
- FUENTE, TAMAÑO Y COLOR
En una encuesta reciente, numerosos empresarios comentaron que no entrevistarían a un candidato si no les gustara la fuente (tipo de letra) empleada en su solicitud o su carta de presentación. Ahora que todos los ordenadores vienen con una lista impresionante de fuentes para elegir, resulta tentador intentar comunicar un tono y expresar individualidad mediante la elección de una fuente menos habitual que Arial (la favorita en el Reino Unido) o Times New Roman (la elección de los europeos y estadounidenses). Papyrus, American Typerwriter e Impact por mencionar unas pocas, ofrecen todas un efecto inmediato e infunden a las palabras un valor añadido.
Por muy tentador que resulte jugar con todas la gama de fuentes disponibles. sólo es recomendable hacerlo si te mueve en un entorno muy creativo y correspondes con gente a la que le priva la excentricidad. El sentido común nos indica, cuando menos, que la forma nunca debería quitar importancia al mensaje.
El sentido común nos dice, además, que lo que escribes debe ser legible. En el mundo de los negocios, la norma es usar tipos de letras de 12 puntos; 8 puntos es demasiado pequeño, y de 16 para arriba resulta inapropiado a no ser que estés escribiendo tarjetas para dar la entrada a alguien (o escribas para alguien que tenga problemas de vista, que a este paso seremos los más).
En lo referente al color, cíñete al negro, por la sencilla razón de que es más fácil de leer. Con la excepción de aquellas ocasiones en que, al contestarle a alguien, quieres que lo que tú añadas se distinga fácilmente del mensaje original. En estos casos elige el azul o el rojo (algunos programas lo hacen automáticamente).
En cuanto a los fondos de pantalla y el papel tapiz, ninguno de los dos resulta apropiado para un mensaje serio.
- COMIENZOS
Eh, Hola tío, Qué pasa tronco, Compañeros residentes del planeta, Señor/Señora, Estimado, Estimado lector.
El saludo es la primera - y la más importante- oportunidad que tienes de mostrarle a tu destinatario la opinión que tienes de ellos, Un saludo inapropiado tiñe todo lo que sigue. Puedes perderlos nada más decir " Hola"
La llamada en frío: A la gente que no conoce, siempre la tratas de Sr. o Sra.. Sin embargo, la costumbre de dirigirse por su nombre completo- como el Sr. Carlos Varona por ej. en lugar de Sr. Varona- hace que cualquier escrito parezca un documento de correspondencia combinada. Nunca saludarías así: "Hola Sr. Carlos Varona" por lo que tampoco deberías empezar un correo electrónico de esa manera.
A la gente joven: si le estás escribiendo a alguien mayor que tú, probablemente sea buena idea dirigirte a esa persona de manera formal desde el principio.
A la gente mayor: el que una persona más joven os envíe un correo electrónico que no incluya saludo, o cuyo saludo sea demasiado informal, no significa que te esté faltando al respeto ; hoy en día padres, e incluso profesores animan a los niños a dirigirse los adultos por su nombre de pila. Pero no tienes que sufrir en silencio: si lo desapruebas y no te incomoda decirlo, hazle saber a tu remitente que se está tomando demasiadas confianzas.
Estimado: en cuanto a la cuestión de que palabra debería introducir el nombre, Estimado siempre resulta aceptable y siempre es correcto y durante siglos, Señor o Señora, sin nada a continuación era la forma apropiada de dirigirse a los demás, en particular cuando se escribía agente a quién no se conocía.
Por alguna razón, la gente que nunca escribiría en una carta Paco, Pepe o Sr. García sin una palabra de introducción, no duda en hacerlo en un correo electrónico; es de mala educación, ladrar el nombre de alguien así, incluso en un correo electrónico, especialmente si no conoces bien a tu interlocutor.
- DESPEDIDAS
El correo electrónico tiene tendencia ser informal, y por regla general, te comunica la identidad del remitente (está en el campo De). Por etas razones, mucha gente y muchas empresas, no utilizan las palabras de despedida, en particular en las comunicaciones continuas e internas.
Dicho esto, no deberíamos abandonar las despedidas, al menos todavía no. Estas le indican a cada una de las partes algo respecto a la naturaleza de su relación. Ofrecen también una oportunidad de hacerles saber a tus destinatarios como deseas que se dirijan a tí. Y pueden evocar la agradable sensación (y recibiendo) una carta de verdad. La despedida se compone de dos partes: la palabra a palabras que preceden a tu nombre , el cierre y la manera en que presentas ese cierre: la firma
Atentamente, Cordialmente, Un cordial saludo. Le saluda atentamente. Afectuosamente, Con cariño, Un abrazo, Besos. son todas formas tradicionales de cerrar una carta y un correo electrónico. Y en todos los casos, exceptuando los tres últimos pueden usarse en correspondencia formal en el marco de los negocios.
Es una cuestión de estilo personal. Cordialmente es el más frío de todos, apropiado cuando estás escribiendo a alguien que no conoces bien. Saludos y un cordial saludo son, hoy en día, los más empleados en los mensaje: son formas seguras de terminar una nota y sirven para todo tipo de propósitos. Muchas personas prescinden por completo de los cierres, dejando que un nombre de pila (si ese es el tratamiento que han elegido) o un nombre completo, o incluso solo unas iniciales, concluyan el mensaje.
Lo más importante es asegurarte de que no estás siendo formal e informal a destiempo. Si alguien te envía en repetidas ocasiones que terminan por Afectuosamente y tú le contestas una y otra vez con Cordialmente, lo más probable es que ambos tengais una idea diferente de la naturaleza de vuestra relación. Recuerda también que, al igual que con los nombres de pila y los saludos iniciales, una vez has escalado en una relación, si das marcha atrás estás. Un destinatario que solía merecer un Saludos se preguntará que ha hecho mal si de repente se ve degradado a un mero Atentamente.
Queda el problema de intentar recordar en qué punto está con cada persona. Hay dos maneras de hacer esto. La primera consiste en elegir un cierre y mantenerte fiel a este una vez hayas llegado a un punto estable de la relación. La otra estrategia es el espejo. Aunque no sirve de ayuda cuando empiezas un intercambio de la nada y puede meterte en más líos de los que necesitas. Te puedes encontrar escribiendo Afectuosamente cuando solo sientes Cordialmente. Lo que complica las cosas es la sensación de que cuando alguien se muestra excesivamente afectuoso contigo, puede parecer grosero no corresponderle.
Esto resulta particularmente peliagudo cuando se cruzan género, amistad y negocios. Algunas personas emplean Con Cariño de forma rutinaria para concluir casi toda su correspondencia, exceptuando la más formal. Para otras, este término significa exactamente lo que dice. Es como el peliagudo hábito social de saludar a las personas del sexo opuesto con besos, aún encontrándose en un contexto de trabajo. Es difícil distinguir cuándo es bienvenido de cuándo no lo es, y una vez se ha establecido la costumbre, es difícil volver atrás. Consejo: Ir poco a poco y mantenerse fiel a una fórmula segura.
Es una cuestión de estilo personal. Cordialmente es el más frío de todos, apropiado cuando estás escribiendo a alguien que no conoces bien. Saludos y un cordial saludo son, hoy en día, los más empleados en los mensaje: son formas seguras de terminar una nota y sirven para todo tipo de propósitos. Muchas personas prescinden por completo de los cierres, dejando que un nombre de pila (si ese es el tratamiento que han elegido) o un nombre completo, o incluso solo unas iniciales, concluyan el mensaje.
Lo más importante es asegurarte de que no estás siendo formal e informal a destiempo. Si alguien te envía en repetidas ocasiones que terminan por Afectuosamente y tú le contestas una y otra vez con Cordialmente, lo más probable es que ambos tengais una idea diferente de la naturaleza de vuestra relación. Recuerda también que, al igual que con los nombres de pila y los saludos iniciales, una vez has escalado en una relación, si das marcha atrás estás. Un destinatario que solía merecer un Saludos se preguntará que ha hecho mal si de repente se ve degradado a un mero Atentamente.
Queda el problema de intentar recordar en qué punto está con cada persona. Hay dos maneras de hacer esto. La primera consiste en elegir un cierre y mantenerte fiel a este una vez hayas llegado a un punto estable de la relación. La otra estrategia es el espejo. Aunque no sirve de ayuda cuando empiezas un intercambio de la nada y puede meterte en más líos de los que necesitas. Te puedes encontrar escribiendo Afectuosamente cuando solo sientes Cordialmente. Lo que complica las cosas es la sensación de que cuando alguien se muestra excesivamente afectuoso contigo, puede parecer grosero no corresponderle.
Esto resulta particularmente peliagudo cuando se cruzan género, amistad y negocios. Algunas personas emplean Con Cariño de forma rutinaria para concluir casi toda su correspondencia, exceptuando la más formal. Para otras, este término significa exactamente lo que dice. Es como el peliagudo hábito social de saludar a las personas del sexo opuesto con besos, aún encontrándose en un contexto de trabajo. Es difícil distinguir cuándo es bienvenido de cuándo no lo es, y una vez se ha establecido la costumbre, es difícil volver atrás. Consejo: Ir poco a poco y mantenerse fiel a una fórmula segura.
- LA FIRMA
Hay que tener en cuenta un par de cosas si se decide escribir nuestra nombre al pide de nuestros mensajes:
- La primera: Al igual que en los saludos o las despedidas, la manera en que presentes tu nombre le cuenta a sus receptores como te ve a tí mismo en relación con ellos. Rodrigo Rato es muy distinto a Rodrigo o de Rodri.
- La segunda: Tu firma le dice a la gente cómo te gusta que se dirigen a tí. Para una Concepción, por ejemplo, es una buena ocasión para que la llamen Concha, Conchi, Conchita o Concepción. Esta es la razón por la cual las iniciales pueden resultar desquiciantes para un destinatario desconcertado.
Si quieres que la gente te encuentre con facilidad, un bloque de firma que no incluya la inútil imagen de tu firma real, sino solamente texto- nombre completo, cargo e información de contacto- puede resultar muy útil, especialmente si la persona con la que te estás escribiendo te ha proporcionado estos datos. En algunas empresas esto es obligatorio; en otras no se recomienda, sobre todo entre los representantes del servicio al cliente.
Como norma general, si estás escribiéndole a alguien, quieres algo de esa persona, lo más inteligente y cortés es incluir todos tus datos de contacto al final del texto de tu mensaje. Si le estás escribiendo a alguien y no quieres que esa persona tenga tu información de contacto, acuérdate de borrar tu bloque de firma antes de darle a Enviar
Los elementos de un bloque de firma.
Nombre Completo
Cargo
Empresa
Dirección
Número de Teléfono
Número de Fax
Dirección de correo electrónico
Página Web
Logotipo
Marketing Gratuíto (muchas empresas algunas empresas utilizan este espacio para anunciar sus productos e incluso mostrar fotos)
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